Una tarea es una unidad de trabajo. El alcance de una tarea puede abarcar desde una cuestión que requiera una mano de obra mínima hasta otra que requiera una mano de obra considerable que involucre una gran cantidad de tareas para completarla. Las tareas están generalmente relacionadas con metas y objetivos específicos, limitados en el tiempo. Como tal, la organización y el seguimiento de las tareas es importante para lograr metas y objetivos. Al realizar tareas en papel o en un programa de computadora, usted toma el control de su día y, en última instancia, sus metas y objetivos a corto y largo plazo.
Artículos que necesitarás
-
Lista de quehaceres
-
Calendario
Revise su lista de tareas y coloque un valor numérico para cada elemento en función de su prioridad medida. Esto ordena sus acciones de una manera que le brinda la mejor oportunidad de lograr el mayor impacto durante el transcurso del día. Priorice las tareas decidiendo la importancia de cada tarea para sus metas y objetivos. Algunas tareas vendrán con un sentido natural de urgencia, mientras que otras le pueden dar una pausa para evaluar si tienen alguna importancia real.
Calcule el tiempo necesario para realizar cada tarea. Coloque un rango de tiempo que establezca la asignación de tiempo mínima y máxima para realizar cada tarea. La cantidad de tiempo requerido para completar una tarea puede afectar su prioridad para el día. Por ejemplo, una tarea simple que tarda cinco minutos en completarse puede tener prioridad sobre una tarea con una importancia relativamente mayor que requiere de tres a cinco horas para completarse. Las tareas que requieren periodos de tiempo más largos para completar, naturalmente, se deben programar a lo largo de un período de tiempo más largo.
Establecer fechas límite para cada tarea. Las fechas límite enfocan su atención y estimulan su cumplimiento. Algunas tareas tendrán plazos establecidos por partes externas, como las establecidas por clientes o instituciones externas. Otras tareas requerirán que usted establezca una fecha límite. Esto estará determinado por factores tales como la cantidad de tiempo requerido para completar la tarea y si se requiere el trabajo de otros para completar la tarea. Además, al delegar asignaciones de tareas, es útil entregar solicitudes con fechas límite un poco antes de su fecha límite para la tarea.
Programar tareas. Esto implica decidir cómo organizar las tareas y actividades en su calendario. Considere la relación natural entre las tareas al programarlas. Obtendrá la mayor eficiencia al agrupar tareas similares, por ejemplo, al completar la facturación de diferentes proyectos en un momento determinado. Además, tenga en cuenta sus picos de energía personal durante el transcurso del día al programar tareas. Si su fortaleza mental alcanza su punto máximo durante las horas de la mañana, programe tareas que requieran una atención mental óptima durante ese tiempo. Si su energía desciende a las 3 p.m., este podría ser el mejor momento para programar tareas simples.
Se Flexible. Puede establecer prioridades, establecer fechas límite y programar tareas de una manera que haga un uso más eficiente de su tiempo, solo para recibir una llamada de alguien cuya propia lista de urgencia requiera su tiempo y atención. No dejes que esto desbarate tus esfuerzos. Las técnicas de administración del tiempo incluyen factoring en el tiempo flexible en su horario diario. Además, si es una opción viable, establezca ciertos períodos de tiempo como "tiempo libre de interrupciones" para tareas que requieren altos niveles de concentración.
Sigue y marca tu progreso. Desarrolle un diagrama de flujo visual o una gráfica de su lista de tareas que secuencia actividades. Desarrolle diagramas de flujo de actividades individuales para las tareas principales que incluyen una serie de subtareas. A medida que complete tareas y subtareas, táchelas de su lista. Al final de cada día y al final de cada semana laboral, revise su progreso y reorganice sus tareas con listas y cuadros nuevos para el nuevo día y la nueva semana.
Consejos
-
Determine si tiene suficientes recursos para completar una tarea. La calidad del trabajo es generalmente más importante que cumplir con una fecha límite.
