Existen políticas y procedimientos para ayudar a guiar la forma en que opera su empresa interna y externamente. La revisión periódica de sus políticas y procedimientos garantiza que siempre siga las mejores prácticas. La evaluación lo ayuda a actualizar sus pautas según sea necesario para reflejar los cambios en su negocio o la economía y para abordar áreas de necesidad o preocupación en la empresa.
Definir políticas
Las políticas son los protocolos escritos de su compañía sobre cómo maneja varias funciones comerciales. Por ejemplo, puede tener políticas internas para cosas como vestimenta en el lugar de trabajo, asistencia o cómo se solicitan los días de vacaciones. También puede tener políticas externas para problemas como la compra o el manejo de quejas de los clientes. Según KCG Consulting Group, las políticas establecen el escenario de cómo se desarrollan, se llevan a cabo y se evalúan los procedimientos, y deben estar en línea con los objetivos estratégicos de una organización. Las políticas generalmente son designadas por un propietario, una alta gerencia, un consejo asesor o una junta directiva.
Políticas de revisión
Revise periódicamente las políticas para asegurarse de que sean completas, completas y fáciles de entender. Utilice los comentarios de los clientes y el personal en el proceso. Según KCG, una política debe estar por escrito, con un conjunto individual de directivas para cada política. Esto hace que sea más fácil de comprender y revisar y cambiar cuando sea necesario. Por ejemplo, si los clientes se quejan regularmente de que no tiene una política de devolución o reembolso establecida, o si los empleados afirman que no existe un proceso justo para la forma en que las personas usan los días personales, vale la pena agregar los problemas a su agenda de revisión de políticas. Cuando una política ya no tiene sentido práctico o ya no es aplicable, puede actualizarla o eliminarla.
Definir procedimientos
Los procedimientos son los pasos o procesos que utiliza su empresa en las actividades comerciales diarias. Por ejemplo, puede tener un procedimiento para controlar a los visitantes, abrir o cerrar el negocio por el día o limpiar u operar maquinaria. La implementación de pautas de procedimiento ayuda a garantizar que su negocio funcione de manera segura y eficiente, especialmente en áreas donde los errores pueden ser peligrosos o costosos. Por ejemplo, si no tiene un procedimiento para cerrar con llave las puertas de su negocio por la noche, podría abrir la empresa ante posibles robos o vandalismo. Según KCG, los procedimientos deben incluir información relacionada con quién hace qué, cuándo lo hacen, en qué orden y por qué motivo.
Procedimientos de revisión
Las actividades que tienen varios pasos, o pasos que deben aplicarse en un orden particular, deben tener pautas de procedimiento. Si algún elemento de su empresa experimenta errores frecuentes, se debe evaluar el procedimiento para esa área. Por ejemplo, si los clientes se quejan regularmente de envíos tardíos, evalúe sus procedimientos para tomar pedidos, completar el empaque y rastrear el envío. Esto le ayudará a identificar áreas donde es necesaria una aclaración o una mayor definición. Revise los procedimientos preguntando a los empleados que no estén familiarizados con un proceso para leer sus pautas existentes e identificar las áreas que no tienen sentido o son difíciles de comprender.
