Si usted es un empleado que escribe un informe para su jefe o un propietario de un negocio que informa a su gerente general, la mejor herramienta es el marco de "por qué y cómo". ¿Por qué estás escribiendo este informe? ¿Qué información necesita saber el lector? ¿Cómo vas a presentar tus recomendaciones o conclusiones? Seguir esta estructura le dará un flujo lógico a su documento. Le dará a su jefe o ejecutivo la información precisa que se necesita para tomar una decisión comercial bien informada.
Centrarse en el porqué
Entiende por qué estás escribiendo el informe. Es esencial que tenga claro el propósito del informe, de lo contrario, podría adaptar su escritura a la audiencia incorrecta o dejar de lado información vital. Haga preguntas si es necesario. Si el informe se distribuirá a varios departamentos, considere si debe incluir secciones individuales que aborden las inquietudes de cada departamento.
Decidir qué información incluir
Reúna la información que necesita, como datos financieros, tablas y gráficos. Entreviste a las personas cuyas opiniones son relevantes para su informe. Luego, decida el punto o los puntos más importantes que cree que la audiencia necesita saber. Comience escribiendo algunos párrafos que resaltan los puntos más destacados o que estructuren su información en una lista de puntos con viñetas.
Decida cómo presentar su recomendación
Dar un título al informe. Describa brevemente los detalles de la tarea o la razón para escribir el informe. Describe tu método de recopilación de información. Organice el cuerpo del informe de forma lógica, por ejemplo, de acuerdo con los temas centrales. Asegúrese de incluir suficiente información para demostrar que ha investigado el tema a fondo. Finalice el informe con su conclusión o recomendación, de acuerdo con sus hallazgos.
Añadir un resumen ejecutivo
Regrese al inicio de su informe y agregue uno o dos párrafos que resumen los puntos principales del informe. Alternativamente, use viñetas para estructurar sus ideas. El resumen ejecutivo puede ser todo lo que su jefe tiene tiempo de leer, así que asegúrese de incluir toda la información pertinente. Brevemente, ¿de qué trata el informe? ¿Cuáles son los principales hallazgos? ¿Qué propones o recomiendas? ¿Qué pasa después? Edite su resumen hasta que entregue la esencia de su informe en un tiempo de lectura de uno o dos minutos.
Formato del informe
Si hay una guía de estilo de empresa, asegúrese de seguirla. De lo contrario, formatee el informe en un estilo fácil de leer, haciendo que la copia sea lo más fácil de escanear posible. Use encabezados claros para separar los temas; esto facilita que su jefe encuentre la página relevante en el informe. Considere resaltar los hechos importantes en letra grande o en negrita. Organice todos los estados financieros, materiales impresos u otros documentos de respaldo en un apéndice al final del informe.
Revisar y revisar
Revise el informe para la ortografía y la gramática adecuadas. Las correcciones ortográficas y gramaticales en línea son útiles, pero no siempre permiten un contexto.Si es posible, pídale a alguien que revise el informe con un ojo pequeño para detectar errores. Solicite al revisor que critique el informe en general. ¿Has dejado un pensamiento sin terminar? ¿Ha utilizado la terminología de la industria de manera consistente? ¿Es fácil de entender? No intente impresionar con su vocabulario estelar; busque la claridad en su lugar.
