La grabación de mociones en reuniones es una parte esencial del proceso de gestión de cualquier organización. La tarea puede ser tediosa, pero crucial. Depende de la secretaria de la reunión reconocer que no es importante registrar todo lo que se dijo, solo lo que se hizo o se decidió en la reunión. Las mociones son especialmente importantes porque proporcionan una base firme para acciones posteriores, e incluso las personas que asistieron a la reunión pueden necesitar regresar y consultar las actas para recordar exactamente lo que acordaron hacer.
Registre los datos básicos relevantes para la reunión, especialmente la fecha y los nombres de los asistentes. Observe a cualquier persona ausente y la presencia de cualquier persona con poder de voto por poder que represente a los miembros ausentes del comité.
Registre los procedimientos estándar seguidos por el comité, que pueden incluir elementos como la confirmación de las actas de la reunión anterior, un mensaje de apertura (observe quién entregó el mensaje, no el contenido del mensaje), etc. Tenga en cuenta también si esta fue una reunión programada regularmente, o si fue una sesión especial convocada para algún propósito inusual, como una reunión de presupuesto de emergencia.
Resalte el comienzo de una moción colocando la palabra "MOVIMIENTO" en mayúsculas o subrayándola, seguida del nombre de la persona que propuso la moción (por ejemplo, "MOVIMIENTO del Coronel Mostaza").
Grabe la moción exactamente como se indicó. La moción puede presentarse en cursiva. Si hay una discusión con respecto a la redacción precisa de la moción antes de que se vote, no registre el debate, simplemente presente el lenguaje preciso de la versión final de la moción (por ejemplo, "MOCIÓN del Coronel Mustard: El comité resuelve censurar formalmente al profesor Plum por amenazar al Sr. Green con el candelabro ".
Registrar los resultados de la votación. Los comités pueden optar por registrar cómo votaron todos los miembros del comité (sí, no, abstenerse), el número sin decisiones individuales (que pasaron de 5 a 3) o solo el resultado (aprobado).
