Las actas de las reuniones son un registro organizado de los participantes en una reunión y los temas tratados. Las actas sirven como una referencia útil de discusiones y decisiones, así como un documento de respaldo para recomendaciones internas.
Artículos incluidos
La apertura de actas de reuniones incluye una lista de participantes. También toma nota de la fecha, hora y configuración de la reunión. A medida que avanza la reunión, los temas se presentan para discusión y, a veces, se votan o deciden. Los minutos de seguimiento hacen referencia a los participantes involucrados en cada tema. Las actas también señalan las ideas presentadas para discusión y quién presentó cada pensamiento clave. Los votos o las decisiones, junto con los pasos de acción dirigida, también se incluyen en minutos.
Tipos de reuniones
Los participantes en reuniones informales de grupos de trabajo o comités a menudo toman sus propias notas. Un miembro puede incluso distribuir una revisión de la reunión a otros participantes. Sin embargo, las actas de reuniones organizadas y estructuradas normalmente solo se utilizan para reuniones más formales. Por lo general, las actas se guardan para las reuniones de los comités de organización, reuniones de la junta, reuniones de agencias gubernamentales u oficinas y reuniones públicas. Una secretaria o personal administrativo usualmente toma notas y prepara las actas.
Uso de referencia
Los miembros de los grupos de trabajo o comités a menudo usan las actas de las reuniones como referencia. Las actas guían a cada persona involucrada en sus roles en la ejecución de las decisiones tomadas. En entornos de colaboración, los minutos también ayudan a los líderes a responsabilizar a cada persona por su papel. Si un miembro del equipo no lleva a cabo una acción acordada, puede ser reprendido por un líder. Las actas de las reuniones gubernamentales o de organizaciones públicas también cumplen con la obligación de los organismos públicos de transmitir información a las poblaciones a las que sirven y proporcionar un registro de los asuntos oficiales.
Uso de la documentación
En algunos casos, las actas de las reuniones también se utilizan como un documento de soporte. Los comités organizacionales a menudo discuten problemas, resoluciones y acciones, y luego hacen una recomendación formal a una junta u organismo más grande. Las actas a menudo se adjuntan a la presentación para demostrar las conversaciones mantenidas por el comité. En una universidad, por ejemplo, las escuelas o los departamentos de programas educativos suelen presentar actas de reuniones de los comités consultivos para apoyar las propuestas curriculares.
