Si se ofreció como voluntario para realizar un seguimiento de las actividades durante las reuniones semanales del personal o si sus colegas lo eligieron para el puesto de secretario de una fundación benéfica, es esencial que elabore registros claros y precisos de lo que ocurre durante las reuniones de su organización. Las actas de las reuniones sirven como un registro oficial de los asuntos discutidos o en los que se actúa. Como tal, a menudo se consideran documentos históricos. En consecuencia, la importancia de tomar excelentes actas de reunión no puede ser exagerada y los asistentes apreciarán su atención a los detalles, así como su profesionalidad.
Artículos que necesitarás
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Manual de las Reglas de Orden Roberts
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Lista de miembros
Seleccione un método para grabar los minutos de la reunión. Sopese las ventajas y desventajas de grabar en cinta, escribir notas y escribir los detalles a mano durante el transcurso de la reunión. Considere un método a prueba de fallas, como una combinación de dos de estos métodos. Por ejemplo, puede grabar la reunión y también escribir notas en su computadora portátil o tableta.
Obtenga una copia de las "Reglas de orden de Robert" o acceda a una suscripción en línea de este manual sobre el procedimiento parlamentario y las mejores prácticas para realizar y grabar reuniones. Estudie el formato adecuado para grabar discusiones de reuniones, mociones, segundos para mociones, discusiones y votaciones. Si es posible, tenga una copia del libro o del sitio web accesible para usted durante la reunión. Esto tendrá un valor incalculable en el caso de que los miembros lo busquen para obtener respuestas sobre el gobierno, la conducta, los registros oficiales y las actas correspondientes.
Formatea una introducción y estructura para tus minutos. Por ejemplo, enumere la fecha, la hora, los nombres de los oficiales, la ubicación y el propósito de la reunión en su introducción. Las actas de la reunión deben reflejar la hora a la que se convocó la reunión, así como la hora en que se suspendió. El propósito de las reuniones formales podría ser simplemente una reunión mensual de membresía; sin embargo, si está grabando las actas de una reunión especial de membresía, asegúrese de que las actas reflejen con precisión que se trata de una reunión que la organización no suele llevar a cabo en el curso de sus actividades normales. Muchas organizaciones del sector público pueden convocar reuniones especiales para discutir asuntos confidenciales, como asuntos de personal, que están exentos de ciertas disposiciones de la Ley Sunshine del estado.
Levántate cuando el presidente de la organización o el líder del grupo te presenten. Si no se presenta formalmente, preséntese al grupo y explique su papel como secretario de grabación o tomador de notas. Dígale al grupo qué métodos está utilizando para capturar las discusiones de la reunión. De esta manera, los miembros lo identifican como la persona responsable de crear y mantener los documentos oficiales de la organización, lo cual es particularmente útil para los miembros que no lo conocen o aquellos que no están familiarizados con la organización y sus prácticas. Además, su introducción sirve como una sugerencia de que los asistentes deben hablar de manera audible para que pueda realizar sus tareas de toma de notas de manera efectiva.
Pídales a los asistentes que se presenten mientras usted nota rápidamente sus nombres y dónde están sentados. De esta manera, no tiene que pedir constantemente a las personas que repitan sus nombres cuando está grabando movimientos, segundos y puntos de discusión. Por ejemplo, siempre debe registrar el nombre de la persona que presenta una moción, la persona que la secunda y la persona que solicita la votación de una moción. Cuando alguien pide la votación, por lo general dicen: "Llama a la pregunta". El líder del grupo luego pide a los miembros que voten. Si hay una discusión antes de la votación, registre partes sobresalientes de la discusión y anote cualquier objeción oficial. Sus notas sobre mociones y votaciones también deben contener los nombres de los ayes, nays y abstenciones.
Evite interponer declaraciones subjetivas en sus notas. No interprete lo que un hablante quiere decir con su tono, inflexión o señales no verbales. Las actas de la reunión deben ser objetivas y objetivas: cualquier giro en las declaraciones de un asistente podría erosionar la integridad de sus actas y poner en tela de juicio su capacidad para registrar las actas de manera adecuada. Por ejemplo, escriba: "John Doe hizo la siguiente moción: cerrar las escuelas los días en que el Servicio Meteorológico Nacional predice más de cinco pulgadas de nieve para los condados de Jackson, Adams y Madison", no "John Doe declaró enfáticamente que quería que el grupo vote sobre si cerrar las escuelas los días en que las condiciones climáticas regionales indiquen un clima inclemente y carreteras infranqueables ".
Finalice sus minutos lo más pronto posible después de que finalice la reunión, mientras que las acciones aún están frescas en su mente. Revise sus notas, escuche la grabación de la cinta y prepárese para redactar su versión final. Si tiene preguntas sobre lo que ocurrió durante la reunión, consulte con un oficial o un líder del grupo. En algunos casos, es posible que deba ponerse en contacto con la persona cuyas declaraciones necesita aclaración.
Proporcione al líder de su grupo lo que usted propone son los minutos finales; Pida comentarios, preguntas o correcciones. Cuando obtenga la luz verde, prepare su versión final y haga arreglos para que los minutos se distribuyan a los miembros. Utilice el método preferido de su organización para distribuir copias de las actas, ya sea por correo electrónico, correo postal o entrega personal si está en el mismo entorno de oficina con los asistentes.
Consejos
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Si su reunión incluye una llamada inicial, no necesita pedir que los miembros se presenten. Simplemente capture los nombres de las personas presentes y registre los nombres de las personas que están ausentes. Las llamadas de lista generalmente son un procedimiento estándar en reuniones formales, como aquellas con juntas directivas. Tome nota de dónde se sientan las personas. Esto se convierte en su "hoja de trucos" para que pueda referirse fácilmente a las personas por su nombre en sus minutos o abordarlas cuando le pida a alguien que aclare o repita lo que dijo.
Incluso si la reunión es informal, su papel como tomador de notas no lo es. Incluso para reuniones informales, acérquese seriamente a la responsabilidad de tomar notas y produzca notas formales por escrito que describan de manera precisa y formal las actividades de la reunión. Los asistentes apreciarán su atención al detalle.
Advertencia
Abstenerse de usar un dispositivo como un teléfono inteligente para capturar notas de reuniones: no proyecta una imagen positiva y las personas que desconocen las capacidades de los teléfonos inteligentes pueden pensar que simplemente está jugando en su teléfono en lugar de escuchar lo que los miembros de la organización están discutiendo
