Las Reglas de orden de Robert son una guía ampliamente aceptada sobre cómo los grupos deben llevar a cabo reuniones y tomar decisiones juntos. Como registro oficial de lo que sucede en cada reunión, las actas son un recurso crucial en cualquier proceso de toma de decisiones grupal. Los minutos de una reunión no son necesariamente emocionantes, pero deben ser claros y fáciles de entender. Hay un método preciso para mantener los minutos de acuerdo con las Reglas de Robert; seguir esta fórmula facilita que los futuros lectores sigan y entiendan los procedimientos y sus resultados.
A partir de las Reglas de Orden de Robert
Cada juego de actas de la reunión, de acuerdo con las Reglas de Orden de Robert, debe incluir los mismos detalles, lo que le dará al lector una idea general del propósito de la reunión. Siempre comience con un primer párrafo que incluya:
- El tipo de reunión, ya sea regular, especial, anual, aplazada regularmente o de otro modo.
- La fecha, hora y lugar de la reunión. Si todas las reuniones se llevan a cabo en el mismo lugar, omita ese detalle
- El nombre de la organización que se está reuniendo.
- Confirmación de que el presidente de la organización y el secretario están presentes en la reunión. Si no lo están, indique los nombres de los individuos que sustituyen a cada uno de ellos.
- Indique si las actas de la reunión anterior fueron leídas y aprobadas. Si la reunión anterior no fue una reunión regular, agregue la fecha de esa reunión.
El cuerpo principal de los minutos
La mayoría del registro restante se llenará con detalles sobre la reunión. La secretaria que tome las actas puede grabar la reunión y preparar el registro más tarde, para garantizar un registro justo y completo de todos los detalles de la reunión. Mantenga siempre un método de grabación secundario, como una computadora portátil o portátil, más bolígrafos y papel, en caso de que el método primario falle.
Incluir todos los puntos oficiales de discusión en la reunión. Tome notas detalladas sobre:
- Cualquier moción hecha en la reunión, junto con el nombre de la persona que hizo la moción.
- Mociones para llevar una pregunta ante el cuerpo en la reunión.
- La redacción final y disposición de todos los movimientos.
- Información sobre cada voto, incluido el voto nominal, el voto contado o el voto de votación.
- Si la asamblea entró en un cuasi-comité o un comité del conjunto, y los resultados de este acto.
- Todos los puntos de orden y apelaciones, junto con su disposición, más las razones que dio el presidente para cada decisión.
- Un registro de los comentarios desordenados que un miembro podría haber hecho, resultando en que la silla lo haya nombrado como desordenado.
- Todas las demás discusiones oficiales celebradas en la sala.
Terminando el acta de la reunión
El párrafo final de su acta debe incluir cualquier comentario de cierre hecho por el presidente, así como la hora en que se aplaza oficialmente la reunión. Si hubo oradores invitados en la reunión, anote sus nombres y el tema de sus presentaciones en este último párrafo. Firme las actas de la reunión y pídale a su presidente que también la firme. La firma del secretario de grabación es una prueba legal de la autenticidad de este documento, por lo que es crucial que lo firme antes de archivarlo o pasárselo a otros.
