Las actas de las reuniones son un registro de toda la información importante discutida y cualquier decisión tomada durante una reunión de negocios. Normalmente, un tomador de minutos designado graba la reunión en papel o en una computadora portátil. Las actas de las reuniones aseguran que nada de lo importante que se diga en una reunión se olvide, y previene cualquier desacuerdo futuro sobre lo que dijeron los participantes. Las actas de las reuniones también son útiles para las personas que no pudieron asistir a una reunión. Asegúrese de registrar todo correctamente siguiendo unas pautas de actas de reuniones.
Recopile información del anfitrión, como los nombres de todos los asistentes, el propósito de la reunión y la agenda de la reunión, antes de que comience la reunión. Esto te ayuda a seguir en la discusión. Puede concentrarse en tomar minutos mejor si no es un participante importante en la reunión. Confirme su rol con el anfitrión, si no está seguro.
Escuche con atención tan pronto como comience la reunión. Evite traer distracciones como teléfonos celulares o, si trajo una computadora portátil, verifique su correo electrónico o navegue por Internet. Manténgase enfocado en la discusión en cuestión.
Registrar solo los puntos principales. Anotar cada detalle es imposible e innecesario. Decida lo que es importante considerando el propósito de la reunión. Registre cualquier opinión o sugerencia expresada, problemas en desacuerdo y decisiones alcanzadas.
Parafrasear cuando sea posible. Escribir declaraciones textuales no es necesario, y toma demasiado tiempo. Parafrasear demuestra que entendiste lo que los participantes están discutiendo.
Numere sus páginas, si escribe con lápiz y papel, para evitar mezclar papeles.
Haga preguntas cuando sea necesario. No tenga miedo de hacer una pausa o retrasar la reunión si necesita verificar lo que alguien dijo.
Haga preguntas inmediatamente después de la reunión, mientras que la información aún está fresca en su mente, si necesita aclarar un tema demasiado complicado para plantearlo durante la reunión.
Escribe lo más objetivamente posible. Como tomador de minutos, su función no es proporcionar su opinión o censurar la discusión, sino más bien resumir de manera imparcial lo que se dijo.
Revise sus notas para la ortografía, puntuación y claridad cuando las revise más tarde. Escriba una buena copia antes de distribuir los minutos a las personas necesarias.
