Las actas son un registro detallado de una reunión. Los minutos registran temas de conversación, acciones necesarias y decisiones tomadas. Las actas aseguran que haya un registro oficial de la reunión, que también documente quién estuvo en una reunión y quién estuvo ausente. Normalmente, una persona es elegida para guardar las actas, generalmente un secretario o tesorero. Si se le ha dado la oportunidad de guardar actas para una reunión, hay algunas cosas que debe tener en cuenta para asegurarse de grabarlas profesionalmente.
Artículos que necesitarás
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Pluma o lapiz
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Cuaderno
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Dispositivo de grabación
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Computadora
Anote la hora, la fecha y el lugar en que se llevó a cabo la reunión en la parte superior de la página en un cuaderno.
Use un dispositivo de grabación que pueda reproducir más tarde para ayudarlo a escribir minutos completos.
Listar los nombres de los asistentes. También escriba los nombres de las personas que se esperaba que estuvieran en la reunión pero que están ausentes. Es posible que se le solicite que anote la ausencia justificada. Si es así, puede anotar "excusado" entre paréntesis al lado del nombre de la persona.
Siga junto con la agenda de la reunión. Los asistentes principales generalmente reciben la agenda antes de la reunión, y le ayudará a registrar en orden cada tema tratado.
Tenga en cuenta los principales puntos hechos para cada tema en la agenda. El acta debe anotar cualquier decisión tomada o seguimiento necesario para cada ítem de la agenda.
Agregue la palabra "Acción" debajo de cualquier elemento de la agenda que tenga una acción requerida de un miembro de la junta o un asistente. Cuando escriba sus notas, haga que la palabra "acción" esté en negrita y en cursiva, y coloque una línea propia; esto hace que sea fácil de encontrar y ayuda a realizar un seguimiento de quién debe hacer qué.
Escriba o escriba cualquier "Otro asunto" para etiquetar cualquier tema discutido más allá de los que figuran en la agenda e indique quién fue el responsable de traer estos elementos en la reunión.
Indique en sus actas la hora acordada, la fecha y el lugar de la próxima reunión.
Firme en sus minutos. La última línea de sus minutos escritos debe incluir su nombre y título, precedidos por una frase como "Minutos registrados por".
Consejos
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Asegúrese de que su dispositivo de grabación esté enchufado, completamente cargado o que tenga baterías adicionales.
