La mayoría de los individuos en negocios habitualmente envían documentos como un archivo adjunto de correo electrónico. Sin embargo, es mejor crear una carpeta agradable para el correo postal. Su objetivo al escribir cualquier documento para fines comerciales es incluir la información que la otra parte necesita en un lenguaje profesional. Esto no significa que el lenguaje deba ser alto u oscuro. Si los que leerán el documento podrían no entenderlo bien, considere crear una página separada con información con viñetas para explicar el documento principal.
Reúna toda la información que necesita para su documento. Proporcione información clara en el documento en un tamaño de fuente que otros puedan leer fácilmente. Experimente con tamaños de fuente y estilos de impresión para crear una buena impresión visual. Pídale a alguien de confianza que revise el documento antes de enviarlo.
Coloque el nombre, título y departamento de la persona que recibirá el documento. Incluya el nombre del autor del documento, la dirección de correo electrónico y los números de contacto del teléfono. Escriba este tipo de información en la esquina superior derecha de la portada, o centre esta información en la parte inferior.
Escriba un resumen ejecutivo que indique qué información proporciona el documento. Por ejemplo, indique que el documento es una oferta para un trabajo de contratación. Restrinja el resumen ejecutivo a media página o menos. Escriba esta sección como si el lector no tuviera idea de la información suministrada en el documento. El resumen debe proporcionar información que la persona que recibe el documento pueda necesitar compartir con otros.
Ofrezca información sobre el proyecto que desea discutir comenzando con la información más importante primero. Atraer el interés del lector y tratar de mantenerlo a través de cada párrafo. Los documentos comerciales tienden a volverse aburridos con demasiada verborrea. Crea subtítulos para presentar la información de una manera más interesante.
Pinta una imagen con tus palabras. Ayude al lector a visualizar los puntos que está tratando de hacer usando un lenguaje que describe lo que debe suceder.
Advertencia
Escribir cualquier documento de negocios en el nivel de educación del lector. Si planea contratar una empresa de excavación para transportar tierra de un sitio de construcción, utilice el lenguaje que la compañía utilizaría en sus operaciones diarias, no una descripción científica.
