Una presentación de negocios es una oportunidad para informar, demostrar, persuadir y vender sus ideas a una audiencia. Esa audiencia puede ser de su propia organización o de fuera de su empresa. En cualquier caso, su presentación debe ser clara y enfocada y tener una conclusión obvia o un llamado a la acción. Ya sea que esté preparando un informe o un guión para una presentación verbal, el punto de partida es escribir un esquema lógico y de sonido.
Sea claro acerca de quién será su audiencia y su nivel probable de conocimiento. Asumir que su audiencia sabrá ciertos hechos puede ser una receta para el desastre si no lo saben. Pero si lo hacen, te arriesgas a aburrirlos. Si no está seguro, apunte al punto medio y prepare material adicional (como apéndices) en caso de que lo necesite para explicar ciertos puntos.
Decida exactamente cuál es su propósito al hacer la presentación. Por ejemplo, dependiendo de si desea informar o persuadir, es posible que desee incluir diferentes tipos de información y una mayor o menor cantidad de detalles. Es posible que deba incluir credenciales de antecedentes para usted y su organización si está preparando la presentación para un mercado externo.
Preparar una estructura de contorno. Esto estará muy influenciado por el tiempo o la duración disponible para usted. Comience por enumerar el punto clave que desea transmitir. Ahora decida un máximo de tres a seis otros jefes de sección importantes para apoyar y elaborar sobre esto. Decida desde el principio cómo encajan estos puntos lógicamente. Trate de lograr un flujo coherente y continuo de un área a otra en todo momento.
Enumere puntos de viñeta explicativos debajo de cada uno de estos encabezados de sección. Aquí es donde puede proporcionar más o menos detalles dependiendo del tiempo o la duración disponible. Nuevamente, intenta mantener un máximo de tres puntos debajo de cada uno. Un poco más y el público empezará a perder interés.
Agrega ejemplos para demostrar cada concepto o área. Los estudios de casos de la vida real, las historias y los hallazgos de la investigación le dan vida a su presentación y ayudan a las personas a relacionarse con los hechos. Remítase al punto que está ilustrando al final de cada ejemplo.
Introduzca diagramas y modelos para resumir información, prácticas o teorías. Utilícelos como foco para obtener más explicaciones. Ayudarán a las personas a ver cómo encajan los diferentes aspectos de la información.
Escribe una introducción y resumen. Solo prepáralas una vez que hayas escrito el resto de tu presentación. La introducción debe resaltar los puntos clave de lo que su presentación cubrirá. El resumen debe referirse al contenido. También debe actuar como un recordatorio final de lo que quiere que la audiencia elimine de su presentación.
Proporcionar referencias y datos de contacto. Dependiendo de cómo y dónde esté presentando, es posible que desee utilizar su presentación escrita como base de una presentación de Microsoft Powerpoint. Si es así, proporcione copias impresas de la presentación o su documento escrito a la audiencia.
Consejos
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Pídale a un colega o amigo que revise su presentación escrita para verificar si hay errores.
Una vez que haya escrito su presentación, intente resumirla en un párrafo sin volver a consultarla.Ahora compare eso con lo que tenía la intención de decir y verifique que haya una buena coincidencia.
Usa un lenguaje sencillo y una oración simple. Defina los términos clave para que la audiencia tenga claro exactamente de qué está hablando.
Use un hecho interesante o una anécdota al comienzo de su presentación para captar la atención de la gente.
