El presupuesto es la herramienta principal que usan los analistas financieros para administrar los gastos y las variaciones del presupuesto. Al comparar el presupuesto con los números reales, los analistas pueden identificar cualquier variación entre los costos presupuestados y los verdaderos. Cuanto mayor sea la varianza, más ayuda se necesita en términos de gestión. La mejor manera de administrar las variaciones es tener informes mensuales y reuniones periódicas para discutir estas discrepancias con la gerencia y los jefes de departamento. Esto también le permite responsabilizar a los gerentes específicos por minimizar la variación del presupuesto.
Solicite una copia del presupuesto más reciente. No es raro que los presupuestos se revisen continuamente, así que asegúrese de tener el informe de presupuesto más reciente.
Obtenga el informe de gastos más reciente. Este informe contará con números reales cancelados por la organización. Eliminar un activo significa deducirlo de los ingresos para obtener un ingreso neto.
Compare los números reales reportados por el informe de presupuesto. Investigue la razón de la variación e identifique el departamento o grupo que es el principal responsable de la variación. Proporcionar un informe de presupuesto a la gerencia de nivel superior.
Solicite recomendaciones sobre cómo cerrar la variación y haga un seguimiento con el jefe del departamento para asegurarse de que se cumplan las recomendaciones. Recortar gastos, evitar nuevos gastos y reasignar activos o mano de obra son algunos métodos para cerrar la variación.
Continúe comparando el presupuesto con los números reales hasta que la variación del presupuesto sea mínima.
