Los individuos y las empresas tienen una variedad de opciones cuando se trata de archivar equipos. Algunas opciones ofrecen altos niveles de seguridad, mientras que otras pueden acomodar una alta densidad de archivos. La cantidad de espacio que tiene, la sensibilidad de los archivos y su preferencia por los registros físicos o electrónicos influyen en su elección del equipo de archivo.
Equipo de archivo físico
Archivadores
los Archivador es un elemento básico de oficina. Cuatro cajones que permiten que los archivos se almacenen lateralmente son estándar. Según Smead, una empresa de gestión de documentos, los archivadores son beneficiosos si necesita mantener los registros seguros. Debido a que estos gabinetes pueden cerrarse con llave, una compañía puede limitar el acceso a archivos sensibles sin dejar de permitir que los empleados y visitantes entren en la sala.
De todas las opciones de equipos de archivo físico, los gabinetes tienden a ser los más caro y tener más capacidad limitada. Smead señala que un archivador de cuatro cajones que ocupa un área de archivo de 6 pies por 24 pies puede contener aproximadamente 8,448 carpetas.
Estanteria abierta
Una alternativa a los archivadores es estanteria abierta. Las unidades son similares a las librerías abiertas y están diseñadas específicamente para la altura y el ancho de las carpetas. El diseño permite a los usuarios fácil acceso a archivos y puede ser cualquiera estacionario o ser móvil Si los rodillos están unidos a la parte inferior.
Estanterías abiertas ahorra espacio y dinero. Smead observa que el equipo de archivador de estantes es típicamente tres veces Menos costoso que los archivadores. En comparación con un archivador de cuatro cajones, un sistema de estanterías abiertas de siete niveles tiene 80 por ciento mas capacidad. Las estanterías móviles se pueden colocar en mayor densidad y ofrecen un 405% más de capacidad que los gabinetes.
Consejos
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Aparte del equipo de archivo, también necesitará suministros como carpetas de archivos, etiquetas y pestañas finales para que un sistema físico funcione correctamente.
Equipo de archivo digital
Dispositivos externos
Es conveniente usar el disco duro interno de una computadora para almacenar archivos, pero corre el riesgo de perder su información si el disco duro está dañado o está físicamente dañado. Para mitigar este riesgo, los usuarios pueden querer hacer una copia de seguridad de los datos en un dispositivo externo. PC World recomienda hacer una copia de seguridad de los archivos críticos en una disco duro externo y usando un memoria USB para transferir archivos según sea necesario.
Consejos
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Los usuarios también pueden hacer una copia de seguridad de los datos en un servicio basado en la nube, como Google Drive o Dropbox, que no requiere ningún equipo adicional.
Servidores
Las empresas que desean que varias partes tengan acceso a los mismos datos pueden querer invertir en un servidor. Los servidores actúan como un repositorio central para los archivos de muchos usuarios. PC World señala que las empresas pueden alojar aplicaciones multiusuario, como bases de datos y sistemas de planificación de recursos empresariales, en el servidor. Esto hace que sea fácil para un gran número de personas tener acceso a los mismos archivos. Se puede hacer una copia de seguridad de los datos del servidor en un dispositivo externo o en la nube para mayor seguridad.
Servidores físicos similar a una PC de gama alta. Alternativamente, las empresas pueden elegir un servicio de alojamiento basado en la nube - Amazon Web Services, Windows Azure y Rackspace Cloud Services son todas opciones, que no requieren un servidor físico.
