Hoy en día, las empresas se están convirtiendo rápidamente de un sistema de presentación en papel tradicional a métodos de presentación basados en computadora, conocidos como sistemas de presentación electrónica. El propósito de un sistema de archivo es proporcionar comodidad, rapidez y facilidad para ingresar, acceder y recuperar información almacenada. Existen varios tipos diferentes de sistemas de archivo con varios propósitos.
Sistemas de archivo de disco
Las unidades de disco, que se utilizan más comúnmente para el almacenamiento de datos, pueden ser una parte adjunta de una computadora o desconectarse y enchufarse para usar en cualquier computadora. Los programas se almacenan en la unidad de disco de su computadora. Los CD y DVD se crean utilizando datos obtenidos de las unidades de disco.
Sistemas de archivos flash
Los archivos flash son pequeños, generalmente dispositivos electrónicos portátiles que almacenan convenientemente grandes cantidades de almacenamiento de medios. Los archivos flash se pueden utilizar para transferir datos como documentos, fotos, videos y música en cuestión de segundos. Las tarjetas de memoria y las tarjetas de memoria son dos ejemplos populares de archivos flash.
Sistema de archivo transaccional
Utilizado principalmente por los bancos, el sistema de archivo transaccional interconecta muchas computadoras usando un programa. Cualquier cambio realizado en este sistema de archivo se actualizará automáticamente en todas las demás computadoras conectadas al programa. Un buen ejemplo de un sistema de archivo transaccional en acción es cuando compra un artículo en una tienda y su tarjeta de crédito es aceptada o rechazada, de acuerdo con su saldo disponible. Cuando ejecuta su tarjeta a través de este sistema, está en comunicación con todas las otras computadoras en el mismo sistema de archivo transaccional, por lo tanto, "sabe" si su tarjeta cubrirá este saldo. Cuando realiza su compra, el saldo de su tarjeta de crédito se reduce automáticamente en consecuencia y todo el sistema se actualiza instantáneamente.
Sistema de archivos de red
Este tipo de sistema de archivo electrónico permite que las computadoras en una red accedan a los archivos desde la computadora de un administrador. Por ejemplo, el propietario de una empresa (administrador) puede tener archivos en su computadora a los que su cliente necesita tener acceso. El administrador puede establecer permisos para permitir a este cliente en particular acceder al sistema de archivos de la red, y ahora cualquiera de las partes puede hacer cambios o crear adiciones a los archivos.
