Si bien las operaciones comerciales de rutina mantienen su negocio en funcionamiento, los proyectos son los que impulsan y hacen avanzar a su empresa. Desde la integración de nuevos sistemas de tecnología hasta la investigación de mercado, los proyectos se utilizan en casi todas las áreas de su negocio. Algunos proyectos pueden tener un alcance limitado, pero los proyectos grandes pueden requerir empleados dedicados, tiempo y un presupuesto. Mantener un presupuesto es esencial para ayudar a garantizar que el proyecto contribuya a sus objetivos comerciales a largo plazo.
Estabilidad financiera
Los proyectos que superan el presupuesto pueden afectar su estabilidad financiera. El aumento de los precios, las horas extraordinarias de los empleados y las malas estimaciones de los costos iniciales pueden hacer que los proyectos tomen más tiempo y dinero de lo previsto inicialmente. Si bien algunos de los costos de capital de los grandes proyectos se pueden distribuir a lo largo del tiempo y pueden financiarse a través de préstamos, los costos inmediatos de mano de obra y suministros generalmente requieren que se sumerja en su efectivo disponible. Retirar fondos de su cuenta bancaria puede afectar su liquidez inmediata, su flujo de efectivo y su capacidad para pagar otros gastos comerciales, como los servicios públicos y los salarios de los empleados.
Reputación
Repasar el presupuesto de un proyecto puede afectar la reputación de su negocio en general, los gerentes de proyecto y el liderazgo ejecutivo. Las empresas públicas pueden enfrentar un mayor escrutinio por parte de los inversionistas actuales, analistas e inversionistas potenciales si los proyectos publicitados no se realizan a tiempo y dentro del presupuesto. Las empresas privadas todavía pueden enfrentar reacciones negativas por parte de compañías asociadas, inversores privados y clientes. Ser capaz de proyectar con precisión un presupuesto y atenerse a las restricciones financieras originales se considera una administración prudente.
Lucro
Los proyectos realizados para clientes que superan el presupuesto pueden afectar las ganancias de su empresa. Si el proyecto se realiza en base a un contrato, es probable que tenga que cumplir con muchas de las estimaciones de costos iniciales que proporcionó para obtener el trabajo. Es posible que su empresa tenga que absorber los costos excesivos, lo que disminuirá sus ganancias. Si el proyecto supera el presupuesto inicial, su empresa puede perder dinero en el trabajo. Incluso si su proyecto no se basa en contratos, el exceso de presupuesto puede afectar las relaciones con sus clientes y socios comerciales si reduce sus márgenes de beneficio.
Productividad
Cuando los proyectos de su negocio se ejecutan por encima del presupuesto o el calendario, puede afectar la productividad. Los empleados que estaban programados para trabajar en otros proyectos pueden retrasarse, los suministros necesarios pueden no estar disponibles y los fondos adicionales que se necesitan para finalizar el proyecto pueden dejar menos fondos para otros proyectos o funciones comerciales. Además, el "juego de la culpa" que puede ocurrir para justificar los costos del proyecto toma tiempo y aumenta el nivel de frustración de los participantes del proyecto.
