Las agendas son como el combustible de alto octanaje para reuniones: pueden mejorar en gran medida la eficiencia y la productividad de cualquier proceso de decisión. Una buena agenda puede reducir la cantidad de reuniones necesarias para completar un proyecto a la mitad y reducir en gran medida la tendencia a que las reuniones se extiendan a discusiones que no son útiles para alcanzar los objetivos.
El papel de una agenda
El objetivo de una agenda es facilitar el proceso de toma de decisiones entre los miembros del grupo. Esto puede ser para una actualización de la tecnología o una discusión del presupuesto. La agenda ayuda a mantener a los asistentes a la reunión enfocados en la decisión final. Las agendas también facilitan la evaluación del éxito de la reunión al proporcionar una lista de verificación para el seguimiento y la rendición de cuentas.
Los formatos
La primera línea de la agenda debe indicar el objetivo y el propósito de la reunión. Algunos formatos de agenda prefieren establecer el objetivo junto con los subobjetivos después de cada ítem de la agenda. Ambos formatos establecen un marco de discusión. Las agendas pueden variar de simples a complejas. Pueden incluir archivos adjuntos y material de lectura o la agenda de la reunión anterior. El tipo de formato utilizado generalmente se establece por la formalidad y la duración de la reunión. Una buena regla general es que el formato debe coincidir con la vestimenta de los participantes de la reunión; es decir, una reunión llena de sandalias y pantalones cortos se puede arreglar con una agenda informal, mientras que una sala llena de trajes puede requerir una agenda formal.
Informal vs. Formal
La reunión breve o informal se puede resumir en un correo electrónico o un recordatorio de reunión. Puede contener una línea para el objetivo de la reunión y luego entre tres y cinco puntos de discusión cortos. La agenda larga suele ser una página completa, que incluye un título, ubicación de la reunión, fecha y hora, objetivos y temas o puntos de discusión. Las reuniones largas también deben incluir horarios para cada tema de discusión y el nombre del presentador. Ambos formatos de agenda deben terminar con una sección para "Próximos pasos" para su seguimiento. Estos "próximos pasos" se convertirán en la base de los temas de la agenda en la próxima reunión.
