Las agendas dan forma a las expectativas de una reunión. El uso de una plantilla de agenda proporciona una estandarización y un formato formal para una reunión de directores. La planificación de reuniones demuestra el profesionalismo y la preparación necesarios para una reunión sin problemas. La distribución de su agenda uno o dos días antes de la reunión permitirá a los invitados preparar y anticipar las presentaciones y discusiones de la reunión. Los directores a menudo tienen horarios ocupados con poco tiempo para revisar documentos complicados. Cuanto más sencillo sea el formato de la agenda, más fácil será para los directores y asistentes determinar el propósito de la reunión, la ubicación y los temas.
Cree la agenda de reuniones de su director en un programa de procesamiento de textos, como Microsoft Word. Word es una aplicación a la que la mayoría puede acceder y proporciona varias plantillas de agenda de reunión descargables que puede utilizar como punto de partida. Puede personalizar la agenda con el nombre y el logotipo de su empresa.
Ingrese el nombre de la reunión, la fecha, la hora, la ubicación y la información de la llamada de conferencia en el encabezado de la agenda. Presente la información claramente, en la parte superior de la página y centrada para que los invitados sepan claramente cómo y cuándo acceder a la reunión. También puede incluir una lista de invitados y facilitadores según lo permita el espacio en la página.
Solicitar temas de agenda a los directores participantes. Envíe un correo electrónico al menos una semana antes de la reunión para solicitar temas de la agenda. Haga una lista de los temas de la agenda en orden de cómo planea presentar cada tema. En la plantilla, haga una lista de cada ítem de la agenda por número a la izquierda y el nombre de la persona responsable de dirigir la discusión a la derecha del tema. Si el tiempo es limitado, es posible que desee asignar marcos de tiempo a cada tema, enumerándolos junto al elemento de la agenda.
Escriba “Próximos pasos” y “Otros elementos” como sus últimos dos elementos de la agenda. Esto permitirá que su reunión concluya con cualquier elemento del plan de acción y otros temas que pueden no figurar formalmente en la agenda.
Consejos
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Utilice el mismo formato de agenda para las siguientes reuniones de directores. Los directores se acostumbrarán a mirar el formato de la agenda y ver fácilmente los detalles y temas de la reunión. Asegúrese de que sus agendas estén despejadas, tenga mucho espacio entre líneas y muestre claramente el propósito del documento y el motivo de la reunión.
