La definición amplia de un "actor" es cualquier persona que esté en posición de afectar o ser afectada por las acciones de un grupo u organización. Tanto las corporaciones como las organizaciones sin fines de lucro prestan mucha atención a las partes interesadas, cuyas actitudes y comportamientos pueden significar la diferencia entre el éxito o el fracaso del mandato organizativo de una empresa. La comunicación con las partes interesadas es fundamental para las organizaciones, pero no siempre es fácil o eficaz. Para comenzar, identifique las partes interesadas clave, luego elabore y difunda un mensaje y asegúrese de que tenga el efecto deseado.
Identificar partes interesadas
Cada organización o entidad interactúa con otras, por lo que, técnicamente, cualquier persona que tenga interacción con la organización podría ser considerada como una parte interesada. Sin embargo, es importante evaluar la importancia de cada grupo de partes interesadas al desarrollar un programa de comunicación con partes interesadas. En una organización tradicional, es probable que los grupos de partes interesadas típicos incluyan clientes, proveedores, gerencia, empleados, contratistas y subcontratistas. En un entorno sin fines de lucro o académico, las partes interesadas pueden consistir en ciudadanos, estudiantes, funcionarios electos, líderes municipales y trabajadores, otras organizaciones sin fines de lucro, personal y administración.
Establecer objetivos de comunicación
Antes de desarrollar una campaña de mensajería, es importante aclarar las razones detrás de la comunicación.¿El objetivo de la comunicación es simplemente informar a las partes interesadas de alguna acción o decisión inminente, involucrarlos en una iniciativa, involucrarlos, prevenir o superar la oposición? Si está intentando simplemente informar o aumentar la conciencia, en lugar de influir en el comportamiento o afectar las percepciones, el enfoque de la comunicación será muy diferente.
Desarrollar un mensaje
La comunicación en sí misma debe tener en cuenta la audiencia o las audiencias, así como los objetivos de la comunicación. Por ejemplo, si la audiencia incluye personas de negocios locales y el objetivo es involucrar su cooperación en una nueva iniciativa, la comunicación deberá abordar sus inquietudes específicas y demostrarles un beneficio claro de participar en su causa. Si simplemente está tratando de aumentar el conocimiento de su organización en la comunidad o en el mercado, la comunicación puede ser más general y orientada a un público más amplio.
Elija un formato de comunicación
La forma en que se comunica un mensaje puede ir desde los encuentros personales hasta la comunicación masiva. Si el objetivo es cambiar el comportamiento, es posible que se requiera comunicación bidireccional, como el contacto en persona o por teléfono con las partes interesadas. En general, la información unidireccional para informar a las partes interesadas, anuncios de periódicos o revistas, folletos o anuncios de servicio público en la televisión o la radio puede ser una opción adecuada.
Obtener retroalimentación sobre la eficacia
La prueba definitiva de la efectividad de la comunicación con las partes interesadas es obtener retroalimentación de las mismas partes interesadas. Realice una investigación con todos los grupos relevantes para determinar si los mensajes deseados se han recibido y los resultados deseados se lograron con el esfuerzo de comunicación. La investigación puede ser en forma de correo, Internet o entrevistas telefónicas, lo que sea más efectivo para llegar a la audiencia en cuestión.
