Como programa de base de datos, Microsoft Access tiene varias aplicaciones en el mundo de los negocios. Los gerentes pueden usar Access para crear una base de datos de empleados, permitiéndoles revisar la información de salarios, datos demográficos y números de presupuesto de un vistazo. Los profesionales de la contabilidad a menudo usan las bases de datos de Access también para rastrear las facturas, revisar las cuentas por cobrar y realizar un seguimiento de las finanzas de la empresa. Una vez que la información subyacente se ingresa en las tablas de Access, los contadores pueden crear consultas y formularios personalizados que facilitan mucho la búsqueda de la información necesaria.
Escriba una lista de los campos que desea incluir en su base de datos contable. Dependiendo de sus necesidades, esos campos podrían incluir el monto adeudado, el nombre del cliente, la fecha de vencimiento, los términos y un campo de notas para el ingreso de texto de forma libre.
Abra Microsoft Access y vaya a la sección de tablas. Elija la opción para crear una nueva tabla en la vista de diseño. Esto abre una cuadrícula que le permite ingresar un nombre para cada campo, así como una descripción del contenido de ese campo.
Haga clic en el cuadro desplegable junto a "Tipo de datos" para cada campo en su base de datos. Puede dar formato a sus campos como moneda, numérico y texto según sea necesario. También puede usar los campos de fecha y hora para cosas como fechas de vencimiento.
Revise la lista de campos en su base de datos y agregue cualquier otro que crea que necesitará. Es más fácil crear todos los campos que necesita desde el principio que regresar y agregar campos a una base de datos que ya contiene cientos o miles de registros.
Haga clic en el botón "Guardar" para guardar su tabla. Escriba un nombre para la tabla y haga clic en "Aceptar".
Vaya a la sección de formularios de la ventana de Acceso y elija la opción de asistente de formulario. Utilice el asistente de formulario para crear un formulario de entrada de datos simple basado en los campos de su tabla. Luego puede usar ese formulario de ingreso de datos para agregar información a la tabla. Cuando escribe en el formulario de entrada de datos, la información se transfiere automáticamente a la tabla de acceso subyacente.
Vaya a la sección de consultas y comience a crear las consultas que harán que su base de datos contable sea más útil. Utilice el asistente de consultas para crear la consulta inicial y guardarla, luego haga clic con el botón derecho en la consulta y elija "Vista de diseño" para realizar cambios o establecer criterios. Por ejemplo, puede crear una consulta de fecha de vencimiento e ingresar "Entre Ingresar fecha de inicio y Ingresar fecha de finalización". Esto solicita al usuario que ingrese las fechas de inicio y finalización al ejecutar la consulta. Ese tipo de consulta puede ser muy útil para revisar las facturas vencidas y rastrear las cuentas por cobrar.
