Todas las empresas deben mantener algún tipo de libro de contabilidad en caso de que un cobrador de impuestos o un agente del IRS llamen. Un libro contable se puede mantener en un programa de hoja de cálculo como Microsoft Excel, pero la belleza de un libro contable físico es su portabilidad. Puede llevar el libro de contabilidad a casa cada noche o llevarlo a los inversionistas para que les den una idea de cómo le está yendo financieramente a la compañía. También es aconsejable llevar un libro de contabilidad para gastos personales, como una especie de registro de cheques glorificado.
Dibuje seis líneas verticales en la primera página del libro de contabilidad, dejando siete columnas. Tenga en cuenta que algunos libros de contabilidad vienen prelineados, pero aún pueden modificarse con la pluma.
Etiquete las siete columnas "Fecha", "Descripción", "Crédito", "Débito", "Saldo", "Número de cheque" y "Aprobación".
Use la primera línea del libro contable para registrar el saldo inicial. En la descripción, escriba "Saldo inicial" (y "Saldo adelantado" en las páginas subsiguientes) e indique el monto inicial en la columna "Saldo".
Registre todas las ventas, cuentas por cobrar o pagos en la columna "Crédito", enumerando la fecha y una descripción en las columnas correspondientes que detallan por qué se recibió el dinero.
Registre todas las compras, cuentas por pagar y cheques de pago en la columna "Débito", que incluya la fecha y una descripción que detalle por qué se dispersó el dinero. Anote el número de cheque en la columna "Número de cheque". Tenga una inicial de gerente o contable en la columna "Aprobación".
Mantenga el saldo actual después de cada transacción de crédito y débito para obtener una imagen de la situación financiera de la empresa y asegurarse de que se utilicen los números de cheques posteriores y que no se roben los cheques.
Guarde los recibos de todas las transacciones. Guarde un talón de cheque para pagos y facturas para pagos. Ponga estos recibos en un sobre de papel para acompañar el libro de contabilidad. Archiva los artículos mensualmente junto con una copia del archivo del libro mayor de ese mes.
Consejos
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Anote todas las transacciones en el momento de la transacción. No desea quedarse con los créditos y débitos por días para registrar al final del mes.
