Cuando las empresas trabajan para contratar, a menudo emiten una Solicitud de propuesta (RFP) a personas calificadas, empresas y contratistas que pueden hacer el trabajo. Si se le otorga o no el trabajo dependerá en gran medida de los contactos que tenga en la empresa que emitió la RFP, pero también dependerá de cómo responda a la solicitud. Enviar una propuesta en respuesta a una RFP es mucho más formal que enviar una respuesta por correo electrónico para expresar su interés, y debe hacerse de manera profesional. Si ha recibido una RFP en un proyecto que le interesa, siga estos pasos para responder correctamente.
Lea la RFP y asegúrese de que entiende claramente lo que quiere la compañía. Llame al contacto de la compañía por teléfono si no está seguro de algún punto y necesita una aclaración. Entrevistar a esa persona brevemente es mucho más profesional que enviar una respuesta que interpreta mal la solicitud. También tiene la ventaja de proporcionarle una introducción personal, que ayudará cuando llegue el momento de que la empresa revise su propuesta.
Redacta un esquema para tu respuesta. La solicitud de propuesta que recibió probablemente siguió un formato específico para relacionar lo que quiere la empresa. Use eso como una guía para crear un esquema. Comience por hacer una lista con viñetas de todos los encabezados de sección. Para cada uno de ellos, haga una lista de preguntas para responder y problemas para abordar. Tener un esquema de esta naturaleza para guiarlo a través del proceso de redacción de su propuesta le facilitará la respuesta a la solicitud de propuestas de manera clara y concisa.
Arme un equipo para redactar la propuesta. Algunas personas en su organización pueden tener experiencia en el campo al que se dirige la propuesta, mientras que otras pueden tener un talento específico para redactar documentos escritos. Reúna un pequeño equipo para reunirse y elaborar los detalles de la propuesta que se ha solicitado.
Escribe la propuesta. Los contenidos variarán de una RFP a la siguiente, pero hay algunas pautas a tener en cuenta. Identifique y responda todas las preguntas que hizo la RFP, y aborde cualquier inquietud que tenga la compañía. No tenga miedo de adoptar un enfoque de valor agregado al identificar los elementos clave que puede ofrecer, pero otros no pueden. También debe mostrar una comprensión clara de los requisitos de la RFP al identificar los entregables específicos que proporcionará como parte del proyecto, junto con un cronograma proyectado para cada uno y un desglose de precios para todos los aspectos del proyecto propuesto.
Haga un borrador de los elementos adicionales que se presentarán con su propuesta. Comience escribiendo un breve resumen ejecutivo que ofrezca una breve descripción de todo lo que dice la propuesta. También debe escribir un documento de una página que explique el enfoque y la experiencia de su empresa. Sustitúyalo por una biografía personal si es un individuo y no una empresa. Termine escribiendo una breve carta de presentación para explicar cómo recibió la solicitud de propuesta y cómo está interesado en el proyecto, y para indicar que la propuesta adjunta se está presentando para su consideración. Incluya información de contacto completa tanto en la carta de presentación como en la propuesta.
Envíe los materiales a la compañía que emitió la solicitud de propuesta. La RFP probablemente identificó una fecha en la cual los materiales deberían ser devueltos. Asegúrese de enviar todos los materiales antes de esta fecha. También es una buena idea hacer un seguimiento con la compañía una semana después de esta fecha para preguntar si puede proporcionar información adicional al respecto.
Consejos
-
Las empresas rara vez hacen una selección basada solo en la propuesta; sin embargo, generalmente es una buena política responder siempre a una RFP y hacer un intento de buena fe para proporcionar la información más detallada posible, presentada de la manera más profesional posible.
