Durante la mayoría de las transacciones comerciales, se espera que los clientes paguen cuando se compran los bienes o se prestan los servicios. Algunas compañías permiten que los clientes envíen pagos después del hecho, y otras les permiten a los clientes realizar pagos a plazos a lo largo del tiempo. Esto funciona bien la mayor parte del tiempo, y pocas empresas tienen problemas con un gran número de clientes que no pagan. Sin embargo, cuando surgen problemas de pago de los clientes, las empresas deben tomar las medidas adecuadas para recibir el pago. Uno de los primeros pasos es a menudo una carta para exigir el pago.
Escriba su nombre o el nombre de la empresa, la dirección, la información de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, y la fecha en la parte superior derecha de la página. Puede usar el membrete de la empresa centrado en la parte superior de la página en lugar de escribir su información, pero aún debe incluir la fecha en el lado derecho.
Coloque el nombre, la dirección y el número de cuenta del cliente, si corresponde, seis líneas desde la parte superior de la página, en el lado izquierdo.
Indique la cantidad que el cliente debe en el primer párrafo. Comience la carta con una declaración tal como, "Esta carta es para solicitar el pago por un monto de (en blanco)". Dígale al cliente la fecha en que se suponía que había enviado el pago.
Dígale al cliente la fecha en la que debe enviarle el pago. Indique si desea aceptar un pago menor o elaborar un plan de pago.
Dígale al cliente las consecuencias de la falta de pago continuado en el segundo párrafo. Esto incluye tarifas, aumentos de la tasa de interés, demandas o envío de cuentas a agencias de cobro.
Agradezca al cliente por su negocio y por su atención oportuna al asunto en el último párrafo. Invítalo a que te contacte con tus preguntas. Escriba su nombre completo y el título de su trabajo en la parte inferior de la página. Ponga su firma sobre su nombre escrito.
