Al solicitar el pago a un cliente, se utilizan las medidas adecuadas para crear cartas efectivas para enviarles. Las cartas para solicitar el pago se utilizan cuando un cliente no paga una factura en la fecha de vencimiento. Cuanto más tiempo le lleva a un cliente pagar una factura, más cartas escribe una compañía a esta persona. Una carta que solicite el pago debe ser educada, clara y debe ofrecer detalles sobre la factura pendiente.
Utilice el membrete de la empresa, ya que contiene toda la información de contacto de la organización y, a menudo, parece más formal.
Dirección de la carta. Incluya la fecha de la carta seguida del nombre y la dirección del cliente. Diríjase a la persona indicando "Estimado", seguido del nombre completo del cliente.
Indique el propósito de la carta. Una carta para una solicitud de pago debe comunicar claramente este propósito al comienzo de la carta. Use un tono profesional y mantenga las palabras positivas y cálidas.
Incluir detalles de la deuda. Indique la fecha en que se prestaron los servicios para esta deuda, la fecha de vencimiento original y el monto adeudado, incluidos los cargos por mora. Incluya el número de factura también para permitir que el cliente encuentre el documento original más fácilmente. Muchas compañías también incluirán una copia de la factura original en este tipo de carta. Informe al cliente también sobre la tasa de interés para la cual se calculan los cargos por pago atrasado.
Pregunte al cliente por el pago. Hágale saber al cliente que se pueden evitar los recargos por demora adicionales pagando el monto total en una fecha específica. Pídale al cliente que lo llame para hacer los arreglos si no puede hacer el pago completo en esta fecha. Incluya su número de teléfono y extensión directa, si es necesario. Incluya también su dirección de correo electrónico y ofrezca su correspondencia de esta manera si el cliente lo desea.
Gracias al cliente. Ofrezca su gratitud al cliente si ya se ha efectuado el pago y agradezca al cliente por adelantado por enviar un pago puntual. Dígale al cliente que si tiene alguna pregunta, no debe dudar en llamarle con respecto a este asunto.
Firma la carta. Concluya la carta escribiendo "Atentamente", seguido de su nombre y título.
