Hay ocasiones en que usted y sus empleados necesitan unos pocos dólares en efectivo para pagar gastos menores de negocios. Es posible que deba comprar algunos suministros de oficina, pagar un pastel en el cumpleaños de alguien o simplemente encontrar un pequeño cambio para un parquímetro, por ejemplo. La mayoría de las empresas utilizan el dinero para esto, monitoreando los pagos en un libro de caja. Deberá designar a un administrador de caja chica, generalmente un contador, contable u otro supervisor para supervisar las operaciones y recopilar recibos, si es necesario. Cada empleado que desee realizar una compra debe ir a través de este representante, en lugar de dejar la caja de caja pequeña o la lata abierta para cada empleado.
Compre una libreta reglada: una pequeña libreta del tamaño de un diario puede ser la mejor, ya que puede caber en la caja de caja chica. Etiquete el cuaderno con la fecha de inicio, el nombre de la empresa y la información de contacto "Si se perdió, póngase en contacto". Dibuja tres líneas verticales en la primera página del cuaderno. Etiquete las cuatro columnas resultantes Fecha, Compra, Importe y Saldo. Puede continuar con esto a lo largo del cuaderno al comenzar el pequeño libro de caja o confiar en la persona que comienza una nueva página para continuar con el formato.
Anote el saldo inicial en su propia línea con la fecha registrada. Debajo de la columna Compra, llámela Saldo inicial. La primera compra se registrará en la segunda línea.
Coloque la cantidad inicial de caja chica en la caja o lata junto con el cuaderno.
Para hacer una compra, haga que el empleado le proponga al contador o gerente lo que necesita y por qué. El contador o gerente puede aceptar o rechazar la idea. Si se acepta, el empleado tiene acceso al libro de caja chica y caja o lata.
Haga que el empleado envíe un recibo una vez que haya realizado la compra. Mantenga todos los recibos juntos, atados con un clip, en la caja de caja chica o en el libro. Eliminar recibos mensualmente y archivar.
Agregue dinero extra al fondo de caja chica retirándolo de la cuenta de la compañía. El supervisor de caja chica, como un contador o gerente, decide cuánto se debe mantener en caja chica, por lo general menos de $ 100.
Consejos
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Mantenga el pequeño libro de caja y la caja o lata en un lugar seguro, como la oficina o el cubículo del contable o gerente. No lo deje en un área común, como el comedor o el área de reuniones. Mantenga las compras de caja chica pequeñas, para gastos como gastos de envío, parquímetros o suministros para fiestas.
Advertencia
No registre compras importantes en el libro de caja chica. Estos deben ser contabilizados en el libro de caja principal.
