Las empresas con empleados están obligadas por el gobierno federal a retener los impuestos federales sobre ingresos, Seguridad Social y Medicare del cheque de pago de cada empleado. Las empresas también deben contribuir o "igualar" los montos de los impuestos de Medicare y el Seguro Social según el salario de cada empleado. Después de separar el impuesto sobre la nómina del salario real de un empleado, se emite un cheque para el empleado por el monto del salario neto y la retención del impuesto sobre la nómina se deposita en un depósito federal de impuestos. Además de depositar el impuesto sobre la nómina, la mayoría de las empresas también deben presentar declaraciones de impuestos de nómina trimestrales con el Servicio de Impuestos Internos.
Determine los montos de los impuestos de nómina que se deben retener de cada uno de los salarios de sus empleados. Dependiendo de la cantidad de salario o salario, cada empleado será responsable de pagar un impuesto específico a la renta, a Medicare y al Seguro Social que se determina multiplicando los salarios del empleado por la tasa impositiva que corresponde a su nivel de ingresos. En la “Publicación 15 del IRS, Guía de impuestos para el empleador”, se puede encontrar información adicional sobre los tramos de impuestos, las tasas y las retenciones en el sitio web del Servicio de Impuestos Internos.
Deposite las retenciones de nómina con un depósito de impuestos federal calificado. Los depósitos de nómina se pueden hacer electrónicamente a través del "Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS)" o enviando o enviando su pago a un banco autorizado utilizando el Formulario 8109-B del IRS. La información sobre los sistemas EFTPS y los formularios de depósito del IRS se encuentran en el sitio web del IRS.
Complete y archive el "Formulario 941 del IRS, Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador". Este formulario es para las empresas que deben pagar $ 1,000 o más en impuestos al empleo cada año. La mayoría de las empresas caerán en esta categoría. Las empresas con menos de $ 1,000 en obligaciones tributarias de empleo pueden usar el "Formulario 944 del IRS, Declaración de impuestos federal anual de los empleadores". Ambos formularios requerirán información sobre la cantidad de empleados que mantiene su empresa y la cantidad de depósitos de retención que la empresa ha realizado. El curso del año o trimestre.
Prepare y presente declaraciones W-2 en nombre de cada empleado al final de cada año fiscal, o antes del 31 de enero. Los empleadores deben usar el "Formulario W-2 del IRS, Declaración de Salarios e Impuestos" para registrar el salario total pagado al empleado y Retenciones totales a lo largo del año. Se debe proporcionar una copia de este formulario tanto al empleado como a la Administración del Seguro Social antes de la fecha límite del 31 de enero.
