Durante el mes de negocios de una empresa, los contadores hacen varias entradas en el sistema contable. Algunas de estas entradas se producen como entradas del libro mayor llamadas "entradas de diario", hechas directamente al libro mayor. Algunas de estas entradas, cuando se ingresan en un mes, deben revertirse en el mes siguiente para borrar la cuenta. Un área a la que se aplica esto es la acumulación mensual.
Reversión de entradas
Una entrada que requiere reversión incluye los montos ingresados en el sistema de contabilidad para asignar gastos que abarcan dos períodos contables. Por ejemplo, si una factura para el pago de un préstamo de solo intereses vence cada 15 de cada mes, solo la mitad de la entrada se aplica al mes en curso, mientras que la otra mitad de la entrada se aplica al mes siguiente. Para acomodar esta transacción, el contador gastaría la mitad del monto en el mes actual y realizaría una entrada de ajuste para la segunda mitad del monto. Al comienzo del mes siguiente, el contador deberá revertir la entrada de ajuste para borrar la cuenta. La ventaja de usar entradas de reversión es que le permite al contador reflejar los gastos en el período en que ocurren.
Devengos
Los contadores crean entradas para los artículos de gastos no recibidos. Por ejemplo, si facturó a un cliente por $ 500, pero necesitaba pagarle a un proveedor $ 100 para completar el trabajo de esa factura y no recibió la factura del proveedor, debe acumularlo. El propósito es asegurar que para los ingresos generados, los gastos también se registren. Para el mes en que facturó al cliente $ 500, acumularía un gasto de $ 100 para el proveedor, lo que requiere una entrada de reversión en el mes siguiente. Sin embargo, cuando acumula y revierte las entradas, no puede olvidarse de hacer la entrada reversa o se exagerará su cuenta de gastos. Una desventaja de usar las entradas de inversión es la posibilidad de que olvide hacerlas.
Doble trabajo
La creación de entradas de inversión requiere un sistema de seguimiento para garantizar que se completen correctamente. Sin rastrear las entradas de inversión en una hoja de cálculo, no sabrá qué invertir en el próximo período. Los sistemas de contabilidad que requieren que ingrese las entradas de reversión manualmente requieren que el contador realice un doble trabajo. Para cada entrada realizada que requiera reversión en el próximo período, el contador debe realizar dos entradas, una en cada período. Esta puede ser una tarea incómoda y requiere el seguimiento de cualquier error, ya que los montos ingresados en un período y revertidos en el siguiente deben ser iguales a cero.
Cuentas exageradas o subestimadas
Otro inconveniente de usar las entradas de reversión es que los errores pueden exagerar o subestimar la cuenta. Si bien las acumulaciones le permiten a un contador realizar un seguimiento adecuado de los ingresos o gastos incurridos pero no recibidos, el hecho de olvidarse de revertir la entrada puede terminar en una cantidad sobrestimada o subestimada en la cuenta, ya que la entrada reversa estaría ausente.
Más entradas, más errores
El uso de entradas de inversión duplica el trabajo del contador, y la posibilidad de errores aumenta cuando aumenta el trabajo manual. Un sistema que proporciona la reversión automática de las entradas acumuladas puede ser el más eficiente, ya que la entrada original debe hacerse solo una vez. Aunque el contador aún revisaría las entradas de reversión, no tendría que duplicar su trabajo.
