El seguimiento de los flujos de efectivo, la facturación y las líneas de crédito se relacionan con la contabilidad. Los tenedores de libros deben resolver las discrepancias que se producen en las cuentas de la empresa y facilitar la comunicación relacionada con las finanzas entre otros miembros del personal para garantizar que la información se canalice de manera completa y precisa al libro mayor de la compañía. Si bien existen algunas ventajas claras para la contabilidad, la práctica tiene inconvenientes que pueden afectar la eficiencia y la rentabilidad de la empresa.
Obligación legal
Una de las ventajas de la contabilidad es que cumple con la obligación legal de mantener informes financieros para su empresa. A las empresas no se les permite legalmente operar "debajo de la mesa", por así decirlo. Debe realizar un seguimiento y documentar los ingresos y gastos para poder pagar los impuestos correspondientes cada año. No mantener los libros de la empresa puede resultar en sanciones gubernamentales si se le audita y le pide que presente evidencia de las transacciones comerciales de su empresa.
Responsabilidad y transparencia
Otra ventaja de la contabilidad es la responsabilidad y la transparencia. La contabilidad crea la responsabilidad con los clientes, ya que puede buscar transacciones anteriores para verificar los precios o los pagos realizados. También crea responsabilidad entre los socios comerciales, ya que los socios autorizados pueden acceder a los libros de la compañía para revisar los ingresos y gastos, o para buscar señales de que el dinero se está utilizando o se informa de manera inadecuada. La contabilidad crea mayor transparencia; las empresas pueden abrir sus libros a potenciales inversores interesados en la documentación de la salud financiera de la empresa.
Datos
La contabilidad crea datos duros que los dueños de negocios pueden usar para tomar decisiones informadas sobre la expansión, el recorte de costos o la obtención de líneas de crédito adicionales. En lugar de emitir opiniones subjetivas generalizadas sobre si la compañía está "bien" o "desacelerándose", las partes relevantes pueden apuntar a tendencias ascendentes o descendentes utilizando ejemplos de resultados y seguimiento de ganancias. Los datos de la contabilidad se pueden utilizar para justificar el cierre de una tienda, la contratación de un empleado adicional o la ampliación para incluir productos adicionales.
Hora
Una desventaja relacionada con la contabilidad es el tiempo. La recopilación de registros financieros, la investigación de discrepancias en el libro mayor y el seguimiento de los errores pueden llevar horas, incluso con un software informático automatizado. Se necesita tiempo para mantener los libros agregando nueva información, y también se necesita tiempo para analizar de manera efectiva los registros contables para tomar decisiones financieras.
Costo
El costo es otra desventaja relacionada con la contabilidad. Contratar un servicio de contabilidad externo puede ser costoso para las empresas más pequeñas, aunque puede ser más económico que contratar a un contador designado a tiempo completo. La compra de software de contabilidad para su empresa también puede ser costosa, especialmente debido a que estos deben actualizarse y reemplazarse a medida que haya nuevas versiones disponibles.
Inexactitudes
Otra desventaja de la contabilidad se relaciona con imprecisiones. Las imprecisiones accidentales todavía pueden resultar en pérdida de tiempo y dinero porque deben identificarse y corregirse. Las imprecisiones intencionales de los empleados o socios comerciales no confiables pueden dar lugar a "libros cocinados" que el gobierno puede considerar como fraude comercial o evasión fiscal. La contratación de un auditor para revisar sus registros de contabilidad puede ayudar a identificar estos problemas.
