El software de contabilidad ha sido asequible y bastante popular en estos días. A menudo, más de una persona necesita acceso al sistema al mismo tiempo; por lo tanto, las licencias multiusuario para programas se han convertido en un lugar común. Una empresa puede comprar licencias para una persona o 20, dependiendo de sus necesidades.
Número de usuarios
Muchos departamentos de contabilidad tienen más de una persona trabajando en el programa al mismo tiempo. Por ejemplo, no tiene sentido que alguien espere hasta que otra persona pague las facturas para poder hacer depósitos. En firmas muy pequeñas, esto puede funcionar, pero en firmas más grandes con más de una persona en el departamento de contabilidad, esta configuración no funciona y se requiere software multiusuario.
Red
Una red de computadoras es necesaria si un programa será utilizado por más de una persona. La red hace posible compartir software y recursos con un servidor central donde la mayoría de los programas son localizados y accedidos por usuarios individuales. Es una buena idea tener una red en su lugar antes de obtener el software. Si solo tiene un usuario, entonces realmente no hay necesidad de una red.
Limitaciones
No todos los programas pueden ser multiusuario y existen limitaciones sobre la cantidad de usuarios que un programa puede acomodar. Por ejemplo, con Quickbooks puede tener hasta 20 personas accediendo al programa al mismo tiempo. El software no puede manejar más que eso. Otro software tiene sus propios límites, así que investigue el producto antes de comprarlo. Generalmente, todo el software de contabilidad es bueno para un usuario, pero a medida que los usuarios aumentan, puede haber problemas.
Beneficios
Hay ventajas tanto para usuarios individuales como para situaciones de usuarios múltiples cuando se trata de software de contabilidad. La decisión de obtener una licencia de usuario único frente a una licencia de múltiples usuarios depende de las necesidades de una empresa. Uno no es mejor que el otro, simplemente se ajustan a diferentes necesidades. En muchos casos, una empresa puede comenzar con una sola licencia y luego expandirse, según sea necesario. Algunos programas de contabilidad pueden ser utilizados principalmente por una sola persona, y comprar más de un solo usuario no tiene sentido. Todo depende de las necesidades del negocio.
Consideraciones
Si bien la instalación de un solo software de usuario puede ser simple, la instalación de un software multiusuario no lo es. Por lo general, el personal de TI debe participar en la instalación y en el mantenimiento de un entorno multiusuario.
Asegúrese de realizar una copia de seguridad de los archivos de contabilidad si se encuentra en una situación de software de un solo usuario o multiusuario. Tenga un plan si la red o la computadora se caen.
