Las cartas de intención son documentos formales que se encuentran a medio camino entre una propuesta y un contrato legal. Presentan los detalles principales de un acuerdo comercial o una propuesta de investigación con la intención de que todas las partes involucradas aclaren los puntos clave involucrados. Debido a su naturaleza, estas letras tienen una estructura particular; por eso es importante saber cómo formatear una carta de intención.
Abra un nuevo archivo en su software de procesamiento de textos. Ingrese su nombre y dirección en las primeras tres o cuatro líneas del documento. Deje una línea en blanco e ingrese el nombre y la dirección del destinatario de la carta. Deje otra línea en blanco e ingrese la fecha. Agrega dos líneas más en blanco. Comience la letra propiamente dicha dirigiéndola al destinatario por su nombre; tales como "Estimado Sr. Jones".
Comience el primer párrafo explicando por qué está escribiendo. Si se trata de una carta comercial, mencione los tratos anteriores con la compañía que lo han llevado a los acuerdos preliminares que ha realizado hasta el momento. Si se trata de una carta de intención de la universidad, explique brevemente sus antecedentes y credenciales; tales como calificaciones relevantes y experiencia.
Comienza un nuevo párrafo. Detalle su propuesta, incluyendo detalles relevantes sobre todos los aspectos acordados del proyecto. Esto puede tomar dos o más párrafos, dependiendo de la complejidad del proyecto. Para las empresas, asegúrese de describir en lenguaje sencillo todos los aspectos del proyecto; Desde el precio hasta la fecha prevista de finalización o entrega. Para propuestas de investigación, explique cuál es el propósito de la investigación y cómo se logrará.
Añadir un párrafo final. En una carta de intención comercial, este párrafo es para definir los términos especializados utilizados en el esquema del proyecto y para detallar cualquier información pertinente adicional, como un plazo acordado para decidir los términos finales. Para las cartas de investigación, agregue cualquier información relevante adicional a la propuesta, como el nombre de cualquier tutor o mentor que ya haya seleccionado.
Escriba una última línea de cierre solicitando una respuesta a su carta de intención. Agregue una firma fuera de línea, como "Atentamente". Deje tres o cuatro líneas en blanco en las que pueda firmar su nombre cuando se imprima la carta. Escriba su nombre, sus calificaciones (si es necesario). Si está escribiendo una carta de intención comercial, agregue su posición en la compañía debajo de su nombre. Guarde una copia de la carta para sus registros.
Consejos
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Debido a que es probable que los destinatarios de estas cartas de intención reciban muchas de esas cartas además de tener otros asuntos con los cuales tratar, es esencial que se mantenga conciso. Debe incluir solo aquellos detalles que sean relevantes para el proyecto e incluso entonces, solo incluir aquellos detalles que ya han sido acordados. Todo lo demás puede esperar para las discusiones de seguimiento.
Advertencia
Las cartas de intención existen dentro del vago ámbito legal entre las ofertas y los contratos reales. Debido a que son una declaración de dónde se han alcanzado las negociaciones en lugar de un documento que detalla un acuerdo vinculante, si los términos del contrato son finalmente vinculantes para cualquiera de las partes será un asunto para los tribunales si el acuerdo se demora más adelante. Siempre consulte a un abogado antes de actuar con confianza en los términos de una carta de intención.
