El inventario justo a tiempo, o JIT, es un proceso diseñado para recortar la inversión empresarial en el inventario, liberando así fondos para invertir en otras partes de la compañía, como mano de obra o infraestructura. Las compañías transportan cantidades reducidas de materias primas, confiando en un sistema de contabilidad sofisticado que predice las necesidades futuras de inventario y las solicita justo antes de que sean necesarias. Las entregas son más pequeñas pero más frecuentes, lo que crea un pequeño stock giratorio de suministros frescos. El objetivo de este sistema es que los componentes se entreguen en las instalaciones poco antes de que sean necesarios, en lugar de tener un gran inventario de partes o ingredientes a mano. Con menos dinero atado en materiales en las instalaciones de almacenamiento, las empresas pueden mejorar o expandirse más fácilmente.
Hay una serie de ventajas y desventajas de los sistemas de inventario justo a tiempo. En el lado positivo, el capital de trabajo no está atado, hay menos posibilidades de que el inventario se vuelva obsoleto en el almacenamiento y es más fácil cambiar las órdenes de producción porque hay muy poco producto por delante. Sin embargo, no todo es positivo. Incluso con ahorros significativos en todos los ámbitos, puede haber suficientes desventajas de JIT para que cualquier propietario de una empresa analice seriamente el proceso.
Desventajas de inventario justo a tiempo
En los sistemas de inventario justo a tiempo, las empresas solicitan la cantidad mínima de inventario para que llegue hasta la próxima fecha de entrega. Un restaurante que utiliza este sistema en un programa de entrega quincenal solo ordenaría alimentos suficientes para un promedio de cuatro días de trabajo. La mayoría de estos sistemas se basan en las cifras de comparación del año anterior y asumen que los negocios permanecerán relativamente estáticos de un año a otro. Si el principal competidor del restaurante cierra repentinamente, puede ver un aumento repentino en los ingresos que no se planificó de antemano. Como resultado, es posible que no quede suficiente comida en los estantes para durar toda la semana. Encontrar fuentes alternativas para suministros de alimentos de emergencia puede ser imposible o, en el mejor de los casos, muy costoso.
Por otro lado, una caída repentina e inesperada en el negocio puede significar un exceso de ingredientes en los estantes, posiblemente dañándose antes de ser usados. Con un sistema automatizado, pueden transcurrir dos o tres ciclos de inventario antes de que el propietario de un negocio pueda ajustar la cantidad de producto que ingresa. Esto también crea un problema para el próximo año, ya que el sistema volverá a esperar una caída en el negocio y Probablemente no ordene suficientes ingredientes para la semana.
Dificultad Con Sorpresa Extra Business
Una de las mayores desventajas comerciales justo a tiempo es la falta de flexibilidad cuando se trata de la buena fortuna. En la mayoría de las empresas, un cliente que ingresa y desea pedir una cantidad masiva de productos es algo bueno. Para una compañía de camisetas con una nueva cuenta escolar, puede significar que el nuevo cliente espere más de lo que desea para obtener un pedido completo. Las pequeñas empresas no pueden darse el lujo de rechazar los beneficios inesperados, pero es casi imposible encontrar suficientes materias primas con poca antelación para atender a esos nuevos clientes rentables.
Esto se puede resolver de una de dos maneras. En el primer caso, los nuevos clientes pueden obtener el pedido deseado, pero tendrán que esperar mucho más para obtenerlo debido a la falta de inventario. Dependiendo del tipo particular de camiseta que quieran, puede llevar semanas encontrar un suministro lo suficientemente grande como para satisfacer a los nuevos clientes. Por otro lado, si el propietario de la tienda de camisetas logra encontrar un suministro de camisas básicas que satisfaga al cliente, es probable que cueste más dinero del que cobra el proveedor habitual de la tienda. El cliente imprevisto puede terminar costándole dinero a la compañía al reducir el margen de ganancia a casi nada.
Se requiere más planificación y capacitación
Muchas pequeñas empresas hacen inventarios y materiales a mano utilizando papel y lápiz, al menos al principio. Incluso aquellos lo suficientemente grandes como para necesitar o querer un programa de inventario de computadora lo hacen con aplicaciones simples. En la mayoría de los casos, es suficiente hacer un inventario un par de veces al mes, solo para hacer un seguimiento de lo que necesitará. En estos casos, el inventario es un proceso simple y se puede enseñar fácilmente a cualquier empleado en un corto período de tiempo.
Con un sistema de inventario JIT, todo el proceso de inventario es más complejo. Los empleados deben estar capacitados para realizar un inventario altamente detallado de manera muy frecuente. La precisión es crucial porque todo el sistema de pedidos de la empresa se basa en esos números. Los empleados deberán aprender a utilizar sistemas informáticos elaborados, lo que puede ser un desafío para quienes no están familiarizados con las computadoras instaladas en la oficina. Para capacitar y mantener a los empleados que pueden manejar estas tareas de inventario, es posible que tenga que aumentar los costos de mano de obra. Además, deberá encontrar proveedores que estén dispuestos a trabajar con usted entregando suministros varias veces a la semana sin agregar cargos de envío exorbitantes a cada pedido. También es una práctica inteligente crear relaciones con proveedores menores para suministros de emergencia en caso de una interrupción en el proceso de inventario / entrega.
Una cadena de suministro apretada significa menos control
La mayoría de los propietarios de pequeñas empresas están orgullosos de su capacidad para girar y cambiar las cosas rápidamente cuando las fuerzas económicas que los rodean lo exigen. Con los sistemas de inventario justo a tiempo, es mucho más difícil hacer esto. Una panadería del vecindario generalmente sabrá cuándo sucederán las celebraciones locales y ordenará en consecuencia. Pero si el panadero descubre que un nuevo organizador de bodas está buscando un suministro de emergencia de pastelitos de lujo, tiene pocas posibilidades de dar un paso adelante y buscar el trabajo.
Incluso si logra obtener el pedido de cupcakes, si el proveedor de decoraciones para pasteles de plata de la panadería está agotado, tiene menos opciones para ofrecerle al nuevo cliente potencial. Cualquier tipo de interrupción en la cadena de suministro en cualquier parte del sistema tendrá un impacto final en la línea inferior de la pequeña empresa que utiliza este sistema. Con menos opciones para ofrecer a los clientes y menos oportunidades para cambiar los planes de negocios a corto plazo, el inventario justo a tiempo puede reducir las oportunidades que de otra manera podrían hacer crecer una pequeña empresa.
Problemas con los desastres naturales
Tornados, huracanes, inundaciones y otros desastres naturales pueden tener un gran impacto en cualquier negocio, al igual que disturbios civiles o acciones policiales. La diferencia con los sistemas de inventario justo a tiempo es que el efecto se puede sentir mucho más severamente. El peligro no es solo lo que sucede cuando surgen emergencias cerca del negocio, sino también cuando ocurren en otras áreas donde el proveedor de un negocio se encuentra.
Una tienda de café local que utiliza pedidos JIT generalmente mantendrá suficientes granos a mano para un promedio de ventas de tres o cuatro días. Es posible que almacenen un día adicional de suministros, pero no más que eso. Si su tostador, ubicado en el próximo estado, recibe un tornado o un incendio, el dueño de la cafetería tendrá poco tiempo para buscar y encontrar un nuevo proveedor comercial de frijoles. Si sus clientes están acostumbrados a una cierta mezcla de mezclas patentadas, es posible que no pueda mantener sus puertas abiertas por más de unos pocos días antes de quedarse sin inventario.
La necesidad de mayores inversiones en TI
Los sistemas de inventario justo a tiempo son tan complejos que son prácticamente imposibles de utilizar sin una computadora y programas dedicados. Las empresas necesitarán un seguimiento de inventario, creación de pedidos, predicción de ventas y muchos otros programas para que este sistema funcione correctamente. Esto significa una gran inversión en hardware y software, más tiempo de capacitación para la administración y los empleados. Habrá costos laborales adicionales, tareas de supervisión adicionales y más tiempo necesario para ingresar datos.
Una vez que se han instalado todos estos sistemas y se ha capacitado a la gente, toda la empresa ahora confía en que el sistema informático funcione sin problemas. En la mayoría de los casos, lo hacen, pero surgen problemas. Esa es la razón por la cual los departamentos de TI existen. Cualquier empresa con un sistema JIT debe tener una relación con un profesional de TI que esté familiarizado con el hardware que ha instalado, así como una familiaridad con los profesionales que trabajan para la empresa JIT. Ninguna compañía puede permitirse tener su sistema de inventario fuera de línea durante días, ya sea por un error en el software o por una falla en la computadora. La reparación de emergencia puede ser costosa y puede que ni siquiera esté disponible en noches o días festivos. Los dueños de negocios inteligentes crean un plan de respaldo para emergencias, pero en el mejor de los casos son paros temporales.
Confianza necesaria en un proveedor
Configurar un sistema JIT requiere crear relaciones con los principales proveedores que entregarán las materias primas semanales que una empresa necesita. Si bien estos lazos comerciales pueden ser un beneficio para cualquier empresa, también existen desventajas en este acuerdo.
El propietario de un restaurante de pizzas que confía en una compañía de suministro de restaurantes tiene la ventaja de saber cuánto pagará por el pepperoni y la harina cada semana, lo que facilita el control de los costos de los alimentos. Por otro lado, tiene una capacidad limitada para mirar a los competidores de su proveedor y ver qué precios ofrecen para los mismos productos. Si un proveedor de la ciudad ofrece salchichones a mitad de precio esa semana, no puede simplemente realizar un solo pedido antes de volver a su proveedor estable. Ella puede cambiar de proveedor, pero no hay forma de simplemente comparar precios para encontrar los mejores precios cada semana.
El mismo problema ocurre si el proveedor decide subir los precios. La dueña de la pizzería está atascada pagando los precios más altos hasta que pueda encontrar un proveedor similar que ofrezca mejores precios y que esté dispuesto a trabajar con ella en su calendario de pedidos. De cualquier manera, el inventario de JIT reduce considerablemente la capacidad del propietario de un negocio para encontrar el mejor costo para las materias primas de manera oportuna.
Problemas con la satisfacción del cliente
Cuando los sistemas de inventario justo a tiempo funcionan, funcionan bien. Sin embargo, cuando estos sistemas se descomponen, las empresas pueden sufrir en múltiples frentes. La falta de inventario significa pérdida de negocio, pero eso es sólo el efecto inmediato. Los clientes insatisfechos que no pueden obtener lo que quieren o que tienen que esperar más de lo habitual para que sus pedidos se cumplan son un problema real en el entorno empresarial actual.
Internet tiene una gran influencia en casi todas las pequeñas empresas, y los clientes descontentos tienen más poder que nunca para dañar a las empresas. Los sitios de revisión como Yelp y Facebook, Twitter y otros sitios de redes sociales brindan a los clientes una voz que nunca antes habían tenido. Una mala crítica, si está escrita en un estilo divertido o impactante, puede ser suficiente para dañar severamente a cualquier pequeña empresa hoy en día. Revisiones virales de negocios son cosas de la leyenda de internet, y algunas se han repetido durante años. En una época en la que cada cliente tiene el poder de cerrar un negocio si está lo suficientemente motivado, los dueños de negocios van más allá para mantenerlos felices. Mantener un inventario suficiente para mantener a los clientes satisfechos puede ser una parte importante de esta estrategia.
