Una razón por la que los proyectos no se completan a tiempo o el costo es mayor que el estimado, se debe a que los problemas críticos de control no se abordan. Comprenda los problemas clave de control que enfrenta y configure su proyecto con los controles apropiados para ayudar a asegurar que su proyecto sea un éxito.
Gestión del cambio
Solicite que un miembro de la alta gerencia anuncie el proyecto a todas las partes interesadas, por qué se lanzó el proyecto y el impacto en los afectados. Al involucrar a los afectados, recibirás menos resistencia al cambio.
Horarios
Asegúrese de que su proyecto comience a tiempo y que las tareas se completen de manera oportuna. Para ayudar a asegurar que su proyecto se complete antes de la fecha de finalización planificada, emplee el método de ruta crítica. Este método define tareas críticas y no críticas que impactan la finalización oportuna del proyecto.
Los costos
Desglose los costos presupuestados en categorías fáciles de rastrear. Asegúrese de que los costos se registren tan pronto como se incurran para que tenga una comprensión clara de los costos reales. Instruir a los miembros del equipo del proyecto que son responsables de aprobar las facturas; de lo contrario los costos pueden escalar rápidamente.
Requerimientos
Utilice un enfoque estructurado para definir los requisitos para que el proyecto entregado coincida con las expectativas de los interesados del proyecto. Por ejemplo, si los requisitos para un nuevo sistema informático solo definen los informes que se producirán pero no los datos subyacentes que deben capturarse para producir esos informes; el sistema completado puede no ser capaz de producir los informes especificados.
En lugar de esperar hasta el final de un proyecto para entregar lo que los interesados quieren, proporcione entregas provisionales para asegurarse de que usted y los interesados estén de acuerdo con el progreso del proyecto. Esperar hasta el final del proyecto para compartir información con los usuarios podría resultar en un aumento en los costos del proyecto si se deben hacer cambios en lo que se entregó.
Comunicaciones
Asegúrese de que las comunicaciones al equipo del proyecto y las partes interesadas sean claras y comprensibles. Las fallas en las comunicaciones pueden descarrilar rápidamente un proyecto e impactar la moral de los miembros del equipo.
Dotación de personal
Asegúrese de que haya dotado al personal del proyecto con personas que tengan todas las habilidades necesarias para lograr los objetivos del proyecto. Tenga reuniones semanales con el personal del proyecto para que pueda abordar rápidamente cualquier problema del equipo del proyecto o de las partes interesadas.
Lista de verificación
Prepare una lista de verificación de todas las áreas que necesita monitorear y controlar. Decida qué monitoreará y con qué frecuencia. No se demore en actuar sobre temas que no están bajo control.
