En un esfuerzo por ahorrar el tiempo perdido mientras se cambia de una tarea a otra, muchas empresas agrupan varios procesos, agrupando procesos similares para hacer todo al mismo tiempo. Al procesar por lotes las facturas de los clientes, debe procesar varias facturas de clientes al mismo tiempo. De manera similar, cuando llegue el momento de pagar las facturas, puede agrupar todas las facturas que recibió de los proveedores y pagar todas las facturas a la vez.
Varias formas de procesamiento por lotes
Los conceptos básicos de los procesos por lotes son los mismos, simplemente hacer la misma tarea repetitivamente en lugar de cambiar de una tarea a otra. El procesamiento por lotes ahorra tiempo y el trabajo fluye más fácilmente, ya que es una especie de proceso de línea de ensamblaje. Cuando se trata de contabilidad, y de lotes de facturas de clientes en particular, hay dos tipos distintos. El primer tipo se produce cuando se envían facturas y el segundo se produce cuando se reciben pagos en una factura que ha enviado.
Facturando lotes para ser enviados
Las facturas por lotes que se enviarán pueden ser tan simples como crear las facturas en su programa de software y luego hacer clic en la casilla de verificación "para imprimir". Una vez que haya creado todas las facturas, puede imprimirlas o incluso enviarlas por correo electrónico todas a la vez. Otra forma de procesamiento por lotes le permite crear múltiples facturas al mismo tiempo si es para el mismo servicio pero para múltiples clientes. Las grandes empresas pueden imprimir por lotes todas las facturas en un trabajo de impresión separado que se ejecuta en la noche.
Facturas de lotes recibidas
La otra forma de procesamiento por lotes es el manejo de múltiples facturas que una empresa recibe en un día determinado y las procesa todas juntas como una transacción de depósito. A cada pagador se le acredita su parte, pero a efectos contables, las facturas se suman y se realiza un único registro contable por el monto total, en lugar del procesamiento que por los montos individuales.
¿Es preferible facturar por lotes?
Mantener las facturas de los clientes durante varios días hasta que obtenga una gran cantidad y luego procesarlas y enviarlas en un solo lote puede ser un error para una pequeña empresa, ya que puede demorar innecesariamente su flujo de efectivo y ejercer una presión sobre su presupuesto. Sin embargo, esto no es un gran problema para una empresa grande porque el volumen de facturas de los clientes sería mayor, por lo que el retraso sería más corto.
