G&A es una abreviatura contable para gastos generales y administrativos. Algunos gastos comerciales pueden asignarse a departamentos o proyectos específicos, por ejemplo, mano de obra y suministros para un proyecto de manufactura o la fuerza de ventas conduciendo al departamento de ventas. G&A se refiere a los gastos que benefician a toda la compañía en lugar de a un departamento o proyecto. Los ejemplos de gastos administrativos incluyen honorarios legales, honorarios contables y seguros comerciales.
G&A Versus Overhead
Los gastos administrativos en contabilidad son muy similares a los gastos generales. Ambos conceptos se refieren a gastos que no pueden asignarse a actividades específicas. El salario para, digamos, un físico que trabaja en fusión fría, puede asignarse como un gasto a ese proyecto de investigación. Sin embargo, el supervisor de laboratorio puede administrar la investigación de fusión en frío y tres o cuatro proyectos al mismo tiempo. Las utilidades para el laboratorio contribuyen a todas las diferentes investigaciones realizadas allí. Los costos basados en proyectos a veces se denominan costos directos, donde G&A y los gastos generales son indirectos.
Mientras que las personas utilizan los gastos generales y G&A de manera intercambiable, existen diferencias. Los gastos generales están relacionados con el proyecto, pero no a proyectos específicos. Los gastos para el supervisor de laboratorio, o un gerente que supervisa dos o tres proyectos diferentes, cuentan como gastos generales. También lo hacen los servicios públicos o el costo de celebrar una reunión de revisión de proyectos para todos sus gerentes de proyectos. Si no tiene ningún proyecto en curso, no tiene gastos generales.
Los gastos de G&A se aplican a toda su organización. Incluso si su empresa no tiene ningún contrato o proyecto, seguirá generando facturas de G&A:
- Honorarios de contabilidad.
- Honorarios legales.
- Seguro de responsabilidad civil general.
- Comisiones bancarias.
- Licencias corporativas.
- Recursos humanos formando nuevos trabajadores.
- Material de oficina.
Todos estos costos existen incluso si no se realiza ningún trabajo facturable o se cierran las ventas.
Gastos administrativos en contabilidad
Su contador tiene que hacer un seguimiento de los gastos de G&A como todo lo demás en lo que gasta dinero. Los contadores reportan G&A para un período dado en el estado de resultados. El estado de resultados rastrea el dinero ganado y los gastos incurridos durante el año o trimestre anterior, por ejemplo. La línea superior del estado de cuenta reporta sus ingresos del año. Debajo de eso usted informa el costo de los bienes vendidos, luego los gastos administrativos.
La contabilidad se vuelve más complicada si está trabajando en un contrato federal. Los contratos del gobierno requieren que usted ate todas sus cuentas a proyectos específicos. Si su facturación incluye gastos generales o G&A, deberá asignar una parte de esos gastos al proyecto correspondiente.
Gestionando G&A
G&A es a menudo un desafío para los contadores de frijoles de la compañía. Estos gastos no contribuyen directamente a las ganancias, por lo que parece que son un obstáculo para el negocio. Eso los convierte en un objetivo natural para reducir costos. El problema es que muchos de los gastos generales y administrativos son fijos, como el alquiler, el seguro y los honorarios legales. Eso hace que sea difícil eliminarlos o reducirlos sin mucho trabajo y planificación. Algunas empresas se las arreglan con muy poco G&A porque están descentralizadas. Un negocio con un comando central más fuerte usualmente requiere un mayor gasto en G&A.
La reducción cuidadosa de G&A al hacer más eficientes las funciones administrativas y de soporte puede reducir los gastos y aumentar el valor de la empresa. Si la administración corta demasiado agresivamente o corta las ramas equivocadas, puede dañar el valor de la compañía a largo plazo. Si la empresa reduce cuidadosamente G&A, puede liberar dinero para usos más rentables, como inversiones o I + D. Ninguna solución funciona para todos; Va a variar con la industria de la compañía, el tamaño y sus fortalezas competitivas.
En general, sin embargo, es mejor reducir el G&A cuando la compañía está bien, en lugar de esperar hasta que tenga un desempeño inferior. En ese momento, es más probable que la administración elimine a G&A con desesperación en lugar de planificar con cuidado.
