La contabilidad es el proceso de analizar y registrar las transacciones. El análisis de transacciones y los asientos de diario son las dos primeras etapas del ciclo contable. La publicación es la transferencia de entradas de diario a un libro mayor, que generalmente contiene un formulario separado para cada cuenta. Las revistas registran las transacciones en orden cronológico, mientras que los libros de contabilidad resumen las transacciones por cuenta. La publicación consiste en unos pocos pasos simples, de acuerdo con "College Accounting" por John Ellis Price y otros.
Nombre de la cuenta
El primer paso es ingresar el nombre y el número de la cuenta en el formulario de contabilidad. Los dos principales estados financieros de una empresa, el estado de resultados y el balance general, tienen cuentas diferentes. Las cuentas del estado de resultados incluyen ventas (también conocido como ingresos), costo de bienes vendidos, gastos de marketing y publicidad, gastos de depreciación, intereses e impuestos. Las cuentas del balance general incluyen efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, bonos por pagar, depreciación acumulada, ganancias retenidas y acciones comunes. La depreciación es la asignación gradual del costo de un activo fijo a lo largo de su vida útil.
Detalles de la entrada
El segundo paso es publicar la fecha, la descripción y el número de referencia de cada entrada de diario para cada cuenta durante un período contable. El número de referencia podría estar en forma de "J #", donde "J" se refiere al diario de la compañía y "#" se refiere al número de página del diario. Por ejemplo, J1 significaría que la entrada es de la página 1 de la revista. La descripción es la misma que en el diario: por ejemplo, "Recibo de efectivo, número de factura 11-1097".
Débitos y Créditos
La grabación de débitos o créditos es el siguiente paso en el proceso de publicación. Cada transacción debe tener al menos un débito y un crédito. Los débitos aumentan las cuentas de activos del balance, como el efectivo y el inventario, y aumentan las cuentas de gastos del estado de resultados, como los gastos de marketing y salarios. Los débitos disminuyen las cuentas de pasivo del balance, como los pagarés y las cuentas de capital contable, como las ganancias retenidas. Los débitos también disminuyen las cuentas de ventas en el estado de resultados. Los créditos aumentan las cuentas de pasivos del balance, las cuentas de capital y las cuentas de ventas. Los créditos disminuyen las cuentas de activos y las cuentas de gastos del balance.
Equilibrar
El cuarto paso es calcular el saldo corriente de débito y crédito para cada cuenta. Por ejemplo, si la cuenta de efectivo tiene una entrada de débito de $ 10,000, una entrada de crédito de $ 5,000 y una entrada de débito de $ 25,000 en tres fechas separadas, los débitos totales son de $ 10,000 más $ 25,000, o $ 35,000, y la suma de los créditos es de $ 5,000. Por lo tanto, el saldo deudor en la última fecha es de $ 35,000 menos $ 5,000, o $ 30,000.
Error de corrección
El último paso en el proceso de publicación es verificar los errores matemáticos y de transferencia de datos. Los paquetes de software de contabilidad pueden reducir estos errores a través de la automatización, pero verificar los números es un paso prudente que evita que los errores se propaguen a los estados financieros.
