Ya sea que esté iniciando un centro de llamadas, una oficina de seguros u otro tipo de negocio, su departamento de recepción es probablemente la primera impresión que sus clientes obtendrán de su compañía. Los departamentos de la oficina central suelen brindar soporte al departamento de ventas y otros departamentos de una empresa. El tamaño del departamento puede variar desde dos personas hasta un equipo completo de personas. Un departamento de la oficina central que funcione sin problemas puede ayudar al resto de la empresa a funcionar de manera efectiva.
Enumere los deberes que debe cumplir el departamento de la oficina principal. Divida esta lista en tareas diarias, semanales y mensuales. Incluya toda la asistencia que espera que este departamento ofrezca a otros departamentos.
Agrupa las tareas similares en otra lista. Esto le ayuda a determinar cuántas posiciones debe haber para cada grupo de tareas. Por ejemplo, responder a los teléfonos, abrir el correo y saludar a los clientes o clientes puede ser un grupo, que normalmente sería una posición de recepcionista. Ingresar facturas y pagar esas facturas sería otro grupo de deberes, que sería una posición de cuentas por pagar.
Escriba el tipo de personas que desea que representen a la empresa en el departamento de recepción. Por ejemplo, ¿quieres personalidades jóvenes, burbujeantes o personalidades reservadas, profesionales? ¿Quieres personas con cierta experiencia o educación? Al crear esta información, tendrá una mejor idea de lo que está buscando cuando escriba sus anuncios de apertura de trabajo y entreviste a posibles empleados.
