No confíe en las llamadas telefónicas para obtener los resultados que necesita. Cuando hable por teléfono con el servicio al cliente, las compañías de seguros, las empresas o cualquier otra persona sobre un tema importante, debe realizar un seguimiento con una carta de confirmación para crear un registro por escrito para su uso futuro.
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Una carta de confirmación es una forma de hacer un registro escrito de una conversación telefónica que puede usarse en un momento posterior para probar lo que se discutió. La carta de confirmación logra tres cosas: 1) ayuda a las partes a llevar un registro de las responsabilidades; 2) le dice al destinatario que la conversación no será olvidada; y 3) puede usarse como prueba en los procedimientos judiciales para probar su versión de los eventos.
Planifique su carta antes de su conversación telefónica haciendo una lista de verificación de los temas a discutir. Para cada tema de discusión, determine quién es responsable y cuándo se realizará el tema. Si hay alguna contingencia, identifíquelas.
Después de su conversación telefónica, comience a escribir su carta. Incluya una fecha, el destinatario y una línea de asunto. Escribe la carta de manera clara y sucinta. La carta debe ser objetiva y precisa. Deja de lado el comentario, la especulación y las emociones. Como regla general, no utilice signos de exclamación. No trates de intimidar o intimidar. Recuerde, la carta puede terminar siendo leída a un juez o jurado, y usted no quiere parecer desagradable o desagradable.
Comience la carta con "Esta carta es para confirmar nuestra conversación telefónica en fecha con respecto a ___"Luego describa con precisión lo que se discutió especificando quién dijo qué. Asegúrese de incluir toda la información importante, incluido quién es el responsable de la acción, cuándo debe completarse y cualquier contingencia. Concluya la carta con" Por favor infórmeme por escrito tan pronto como sea posible si algo descrito anteriormente es incorrecto. "Luego firme la carta.
Asegúrese de hacer y guardar una copia de la carta firmada, luego envíela por correo. Si el asunto de la carta es crítico y usted tiene motivos para creer que el destinatario puede negarse a recibir la carta, envíe la carta por correo certificado. Si tiene la dirección de correo electrónico del destinatario, entonces el correo electrónico está bien.
