Las empresas registran todas las transacciones contables utilizando libros de contabilidad. Un libro mayor general contiene los saldos de cada cuenta que la empresa utiliza para el registro financiero y constituye la ubicación central para informar las transacciones financieras. Los libros de contabilidad subsidiarios contienen información detallada de las cuentas seleccionadas. El saldo de cada libro mayor auxiliar debe ser igual al saldo de la cuenta correspondiente en el libro mayor. Existen varias ventajas cuando las empresas utilizan libros de contabilidad subsidiaria.
Tipos de libros de contabilidad subsidiaria
Las empresas incorporan varios tipos de libros de contabilidad subsidiarios en sus sistemas contables. Los libros mayores subsidiarios comunes incluyen un libro mayor de cuentas por cobrar y un libro mayor de cuentas por pagar. Un libro mayor de cuentas por cobrar incluye cuentas individuales que se aplican a cada cliente individual. Cada venta a crédito se registra en la cuenta del cliente específico junto con cada pago. Cada cuenta de cliente incluye un saldo actual. Los saldos actuales para todos los clientes se suman al saldo total de las cuentas por cobrar. El libro mayor de cuentas por pagar incluye cuentas individuales para cada proveedor. Cada factura recibida y cada pago realizado se registra para cada cuenta de proveedor específica. Cada cuenta de proveedor incluye un saldo actual. Los saldos actuales de todos los proveedores se suman al saldo total de las cuentas por pagar.
Información detallada
Una de las ventajas de utilizar un libro auxiliar es la información detallada que se mantiene en el libro auxiliar. Cada proveedor que figura en el libro mayor de cuentas por pagar incluye información detallada sobre las transacciones. El libro mayor incluye cada factura, la fecha de recepción, el monto en dólares y cada pago enviado por correo al proveedor.
Controlar
Otra de las ventajas de usar un libro auxiliar depende del nivel de control que una empresa tiene con la información financiera contenida en el libro mayor auxiliar. Un libro de contabilidad de cuentas por cobrar le permite al gerente de crédito y al personal de cuentas por cobrar controlar los saldos actuales de cada cliente. Cuando un cliente disputa un cargo, el miembro del personal de las cuentas por cobrar puede revisar las transacciones dentro de esa cuenta y determinar si la disputa es válida.
Acceso limitado
Limitar el acceso de los empleados a cuentas seleccionadas brinda otra ventaja de usar libros de contabilidad subsidiarios. Usando sistemas informáticos, las empresas pueden limitar el acceso de los empleados a las cuentas específicas de las que son responsables. Los otros empleados carecen de la capacidad de ver los detalles de las cuentas contenidas en el libro auxiliar. Esto permite a la empresa mantener la confidencialidad con respecto a las cuentas de los clientes o proveedores.
