Las auditorías de calidad son una parte importante para ayudar a las pequeñas empresas a crecer y prosperar porque proporcionan una manera de evaluar la eficiencia de la empresa y las estrategias de administración de costos. Ya sea que la auditoría se enfoque en productos o procesos, los resultados ayudan a los gerentes a determinar qué tan bien están funcionando las estrategias, a identificar la causa subyacente de los problemas y, si es necesario, a tomar medidas correctivas. Saber cómo realizar una auditoría de calidad interna es un paso importante para garantizar el éxito de su negocio.
Revisión preliminar
Los pasos que debe seguir antes de realizar una revisión de calidad en el lugar puede determinar la efectividad de la auditoría. El proceso comienza con la formulación de un plan de auditoría detallado que funciona como un mapa de ruta para realizar una revisión en el sitio. Especifique la línea de tiempo, el alcance de la auditoría y la ubicación de la auditoría. Recopile y revise la documentación escrita, incluida la política de gestión de la calidad del producto o proceso, los procedimientos operativos estándar y los manuales. Decida y desarrolle una lista preliminar de entrevistas personales para llevar a cabo durante la revisión en el sitio. Tenga en cuenta que una lista preliminar, que generalmente incluye al gerente del departamento o al supervisor y a los empleados clave, puede expandirse durante la fase de auditoría activa.
Reunir documentos de auditoría
Cada miembro del equipo auditor debe tener una lista de verificación de auditoría, así como formularios o una grabadora, para registrar información durante las entrevistas personales. Cada miembro también debe tener documentos de referencia, como copias de procedimientos operativos estándar. Una lista de verificación es fundamental para registrar información y observaciones, así como para asegurarse de no olvidar nada. Si bien los elementos específicos de la lista de verificación varían según el departamento, el producto o el proceso que se audita, la lista de verificación generalmente consta de secciones, elementos de evaluación dentro de cada sección, un sistema de calificación y un espacio para comentarios. Las secciones comunes incluyen la organización del departamento, el entorno de trabajo físico, los componentes del sistema de calidad como los SOP y las pruebas de rendimiento.
Realización de la auditoría in situ
La revisión en el lugar se centra en recopilar la información que necesitará para determinar si el departamento en cuestión cumple con las normas de control de calidad y sigue los procedimientos de control de calidad establecidos. Esta fase consiste en pasos de acción, que incluyen observación, pruebas y realización de entrevistas personales. La mayoría de las veces, el equipo de auditoría completa ciertas tareas, como pruebas de rendimiento o calidad y entrevistas personales, entre bastidores. Esto ayuda al equipo a evitar interrumpir las operaciones diarias tanto como sea posible. Es importante comprender que, al igual que con las entrevistas personales, tanto el plan de auditoría como la lista de verificación pueden ampliar el alcance y la profundidad de la evaluación, dependiendo de lo que descubra durante la fase de auditoría activa.
Actividades de acabado y seguimiento.
El trabajo "real" comienza una vez que se completa la fase activa de la auditoría. La fase final de una auditoría de calidad comienza con una reunión para revisar, abordar y determinar los pasos necesarios para corregir problemas de calidad y áreas problemáticas. Crear un informe de gestión detallando esta información. Una vez que el propietario y los gerentes terminen de revisar los hallazgos de la auditoría, se debe llevar a cabo una reunión de estrategia que se centre en analizar y decidir cómo, y en ocasiones, si incorporar soluciones para mejoras de calidad presentadas por el equipo de auditoría.
