Promulgada en 1993, la Ley de Ausencia Médica Familiar protege los trabajos de ciertos empleados que tienen que tomar una licencia no remunerada para cuidar a un recién nacido o hijo adoptivo o para un miembro de la familia gravemente enfermo. La FMLA también protege los trabajos de los empleados que están gravemente enfermos o lesionados, y deben tomarse un permiso de ausencia para recuperarse. La naturaleza médica de la mayoría de las solicitudes de FMLA genera problemas de privacidad y confidencialidad que los empleadores deben tener en cuenta.
Comunicación de información médica
Alguna información médica no se puede mantener completamente confidencial. Por ejemplo, para que se apruebe una licencia FMLA, el empleador debe revisar la recomendación de un médico basándose en una condición de salud grave. El Departamento de Trabajo recomienda utilizar un formulario estándar para las recomendaciones de los médicos para FMLA. El formulario le permite al médico proporcionar detalles de la condición, incluida la duración de la licencia requerida. El formulario está disponible en línea en el sitio web del Departamento de Trabajo.
Acceso a la información médica
El acceso a los registros médicos se rige por la Ley de Información de Salud y Responsabilidad. La ley regula estrictamente quién tiene acceso a la información médica a partir de la cual se puede determinar la identidad del individuo. HIPAA está equilibrada para proporcionar información a los trabajadores de la salud para permitirles hacer su trabajo, y en otras circunstancias, como las solicitudes de FMLA. Sin embargo, la ley requiere que el acceso a los registros médicos sea severamente limitado. Como empleador sujeto a FMLA, debe limitar el acceso a estos registros médicos solo a los empleados designados que deben tener acceso absolutamente por razones comerciales de buena fe.
Almacenamiento de información médica
Como empleador, debe proteger la información médica de los empleados de aquellos que no están designados para acceder a ella. Todos los registros médicos deben almacenarse separados de los archivos personales. Los archivos médicos relacionados con las solicitudes de FMLA deben guardarse en archivadores cerrados con llave a los que solo tienen acceso los empleados designados. Al enviar por fax y fotocopiar la información médica de los empleados, se deben establecer y observar estrictamente los protocolos para garantizar la privacidad de los empleados. Por ejemplo, si un formulario de datos médicos se deja accidentalmente en una máquina fotocopiadora y luego es visto por personas no autorizadas, es su empresa la responsable de la violación de la privacidad, no el empleado errante.
Preocupaciones del empleador
A menudo, en situaciones de FMLA, los empleadores necesitan acceso a algunos de los registros médicos de sus empleados. HIPAA proporciona a los empleados una autorización por escrito para que los empleadores accedan solo a los registros pertinentes a la condición por la cual se solicita la licencia FMLA, sin otorgar una autorización general para acceder a todos los registros médicos. Los empleadores pueden solicitar una segunda opinión basada en la recomendación de un médico para FMLA y también pueden comunicarse con el médico directamente y hablar sobre la condición. Tales discusiones también deben ser autorizadas por el empleado. Los empleados que buscan FMLA deben proporcionar la documentación adecuada y, por lo tanto, lo más probable es que otorguen estas autorizaciones.
