Una reunión motivacional bien diseñada y cuidadosamente diseñada puede proporcionar a los empleados el impulso que necesitan para cumplir los objetivos comerciales. Las reuniones motivacionales pueden ayudar a animar a los empleados a cumplir con los objetivos de ventas recién establecidos o recuperarse de un trimestre lento. Antes de profundizar en la planificación de la reunión, determine el presupuesto para ello. Si no está seguro de cuánto puede gastar, pídale a un representante de contabilidad un informe actualizado del presupuesto de su departamento para reuniones y eventos.
Se considerado
Tenga en cuenta el clima laboral y las necesidades de los empleados al programar la reunión motivacional. Si los empleados responden a varios jefes, hable con otros jefes de departamento para asegurarse de que la reunión no interfiera con otras tareas. Evite programar reuniones motivacionales cuando los empleados tienen cargas de trabajo extremadamente pesadas. Trate de no planificarlos los viernes por la tarde, cuando los empleados se distraen durante el fin de semana, o los lunes por la mañana, cuando los empleados aún se están acomodando en su flujo de trabajo. Si necesita programar la reunión durante un tiempo ocupado, haga planes para que sea breve y al punto. Para asegurarse de que la sala de reuniones no tenga doble reservación cuando la necesite, avise al departamento administrativo de su compañía o reserve a través de un sistema de programación.
Proveer alimentos
El viejo adagio "si los alimenta, vendrán" se cumple especialmente con las funciones de trabajo. El suministro de alimentos comunica a los empleados que la reunión es importante y que son valorados. Esto los incentiva a asistir y aumenta su capacidad de atención. Aún puede proporcionar alimentos incluso si no tiene un presupuesto grande. Los empleados esperarán una mayor distribución a la hora de la comida, así que no programe el almuerzo y la cena si no puede darse el lujo de ofrecer una comida completa. En su lugar, provea donas y café para una reunión matutina o bocadillos sabrosos por la tarde.
Haz tu tarea
El contenido motivacional específico para su reunión dependerá del tema y del contexto empresarial. No importa la situación, un poco de investigación puede tener un gran impacto en su reunión. Lea los informes de progreso de la empresa y los documentos de comentarios para descubrir dónde los empleados están frustrados, tienen dificultades o carecen de motivación. Anote un resumen de la reunión y todos los puntos que desea abordar. Organice los puntos en tres conceptos clave, que serán más fáciles de digerir y recordar para los empleados. Por ejemplo, los tres conceptos podrían ser "dónde hemos estado, dónde estamos y hacia dónde debemos ir".
Hablar sinceramente
Por encima de todo, sea directo, honesto y sincero con sus empleados. Evite los discursos floridos y las tácticas emocionales que pueden resultar poco auténticas. En su lugar, capacite a sus empleados recordándoles todo lo que han logrado. Por ejemplo, puede usar diapositivas de Power Point que resaltan los logros más significativos y las mejoras que un equipo ha realizado durante el último período financiero para motivarlos a seguir mejorando. Aliente a los empleados a participar en el proceso de establecimiento de objetivos del departamento o la empresa. Al final de la reunión, muestre su aprecio por su trabajo y comunique su creencia genuina de que pueden alcanzar o superar los objetivos del trabajo.
