Celebrar una reunión de negocios exitosa no solo implica el contenido y los miembros de la reunión, sino también la disposición de los muebles. Para organizar efectivamente una sala para una reunión de negocios, querrá considerar la función de la reunión y crear la atmósfera y el espacio de trabajo adecuados para la productividad. Si la sala está bien organizada para su reunión, los asociados podrán trabajar y funcionar sin interrupciones ni distracciones para aprovechar al máximo el tiempo de reunión disponible.
Artículos que necesitarás
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Mesas
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Sillas
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Accesorios de presentacion
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Lazos de cremallera
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Cinta adhesiva
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Lamparas
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Mesas auxiliares, según sea necesario.
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Alimentos y bebidas.
Tenga en cuenta la función de la sala y coloque las mesas como corresponda. Una reunión de estilo de discusión debe usar un estilo de mesa redonda al organizar las tablas en un círculo o semicírculo para que cada participante pueda ver a todos los demás. Las presentaciones pueden usar una sala de juntas configurada con un rectángulo grande o colocar mesas más pequeñas en filas con cada participante orientado en la misma dirección.
Organice su asiento alrededor de las mesas de acuerdo con el diseño de su mesa, utilizando sillas cómodas y adecuadas para la duración de la reunión. Las sillas de plástico duro solo deben usarse para reuniones cortas (de una hora o menos) para mantener a los empleados concentrados y cómodos. Coloque dos o tres sillas adicionales al lado de la habitación en caso de que haya más invitados de lo previsto o se rompa una silla.
Coloque todos los accesorios, como podios, rotafolios, pantallas de proyectores o carteles de presentación en un área claramente visible en la parte frontal de la sala para que cada participante pueda verlos fácilmente. Si va a utilizar folletos o carpetas, colóquelos en cada silla a lo largo de la mesa, o colóquelos a un lado para distribuirlos más adelante en la reunión. No permita que estos elementos abarroten el espacio de trabajo o dificulten el movimiento dentro de la habitación, como apilarlos en el piso.
Apague el timbre de los teléfonos en la habitación para evitar interrupciones; sin embargo, no desenchufe el teléfono para permitir llamadas salientes en caso de una emergencia. Si se usan computadoras para la reunión, agrupe los cables con bridas para evitar que se enreden con los pies y pegue los cables al piso que corre por los pasillos.
Agregue iluminación adicional más allá de la iluminación superior a la habitación para suavizar el ambiente y hacer que las reuniones más largas sean menos tensas visualmente. Coloque las lámparas en las mesas laterales donde no estén en el camino o bloqueen las vistas, pero evite las velas, que pueden emitir una luz suave y una fragancia, pero pueden representar un peligro.
Instale un área de servicio de comida pequeña en un rincón de la habitación o en una pared cerca de la puerta para suministrar agua embotellada, refrescos, café o bocadillos como galletas, brownies o bandejas de fruta y carne. Si usa alimentos para reuniones prolongadas, evite los alimentos con alto contenido de azúcar y asegúrese de que haya un bote de basura cerca del área de servicio para mantener la mesa limpia y ordenada cuando termine la hora de la comida.
Consejos
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Si tiene la opción de seleccionar la sala de reuniones, intente encontrar una sala tranquila lejos del exceso de ruido y distracciones mientras coloca la sala de reuniones cerca de los baños en el mismo piso del edificio.
Si es posible, ajuste el termostato en la habitación a un ajuste cómodo para que los asistentes no tengan demasiado calor o frío, haciendo que las molestias y las distracciones no puedan concentrarse en la tarea en cuestión.
