El mundo de los negocios está lleno de largas y aburridas reuniones. Si su reunión está enfocada y al punto, todos los que asistan lo apreciarán. Ya sea una reunión de personal semanal o una conferencia de la industria, la planificación y la preparación pueden marcar la diferencia entre una sesión productiva o un par de horas tediosas.
Tener una meta
La reunión se moverá más rápido y estará más enfocada si tiene una razón para celebrarla. Incluso si se trata de una reunión semanal regular, será más productivo si tiene un objetivo específico. Elabore una agenda tocando los temas que desea cubrir. Manténgase en la agenda: si alguien saca un tema no relacionado, dígale que hable con usted una vez que finalice la reunión.
Invitar Selectivamente
No invite a personas que no necesitan estar allí. Si todo lo que necesita de alguien es una actualización de su último proyecto, puede obtenerlo en un correo electrónico. Mantener la reunión a un tamaño razonable mantiene las cosas más ordenadas y enfocadas. También libera a más personas para hacer un trabajo productivo.
Prepara a tus asistentes
Envíe su agenda antes de la reunión, para que todos sepan qué esperar. Si llama a la reunión para tratar un desarrollo reciente (un cambio en la ley, un retraso en el proyecto), incluya la información de fondo con la agenda. De esa manera, todos estarán al día y tendrá más tiempo en la reunión para abordar el desarrollo.
Encuentra el espacio correcto
Encuentre una habitación que sea lo suficientemente grande como para que todos los que asisten puedan sentarse cómodamente. Agarrar a la gente o buscar sillas es molesto, incómodo y te hace parecer desprevenido. Confirme que la habitación tiene el equipo que necesita y que está funcionando correctamente. Esto es particularmente importante si la reunión incluye una presentación de diapositivas o si alguien asistirá por teléfono o por videoconferencia.
Dirigir la reunión
Las agendas no son mágicas. Muchas reuniones comienzan con un objetivo, luego los participantes se desvían hacia las tangentes. Si está alojando, depende de usted dirigir el barco de nuevo en rumbo. Si sus invitados incluyen clientes o personal directivo superior, deberá hacerlo con un toque delicado, pero debe hacerlo. Terminar la reunión a la hora programada.
Ayuda a la gente a relajarse
No quieres organizar una reunión tan apretada que todos sienten que están en el campo de entrenamiento. Haga arreglos para un suministro de aperitivos y bebidas no alcohólicas. Permita algo de tiempo al principio para charlar un poco, ya que las personas naturalmente disfrutan ponerse al día. Simplemente no lo deje correr hasta el punto en que demora el negocio en cuestión.
