Cuando dirige una reunión del club, se comunica con todos los miembros del club a la vez, planifica las actividades futuras del club y toma decisiones importantes. Para ejecutar la reunión de manera efectiva, debe estar organizado y tener un plan. El facilitador de la reunión mantiene el orden a lo largo de la reunión mientras aborda todos los temas en la agenda de la reunión.
Prepárese por adelantado. Decida cuáles son sus metas para la reunión y forme un plan de acción específico para alcanzar esas metas. Haga una lista de los temas que tratará y haga copias de esta lista para distribuirlos entre los miembros del club.
Crea un ambiente acogedor. Sirva refrigerios antes de la reunión y pida música suave mientras los miembros del club entran al área de la reunión. Esto creará un ambiente que alienta a los miembros a relajarse y socializar antes de que comience la reunión.
Comience a tiempo. Haz un anuncio cinco minutos antes de que planees comenzar. Cuando los miembros del club encuentren asientos, reparta copias de la agenda de la reunión. Esto permite a los miembros del club revisar la agenda a medida que se prepara para comenzar.
Presentar a los nuevos miembros del club. Las sesiones para romper el hielo son la mejor manera de presentar nuevos miembros. Pídales que indiquen dónde crecieron, a dónde fueron a la escuela y por qué decidieron unirse a su club.
Repasar los minutos de la reunión anterior. Esto recuerda a los miembros del club las acciones que se tomaron durante la última reunión y les brinda a los nuevos miembros una mejor comprensión de los temas de la reunión actual.
Concéntrate. Siempre siga la agenda de la reunión. Si alguien quiere discutir un tema que no está en su agenda, escriba el tema en una hoja de papel por separado y aborde el tema durante la próxima reunión.
Permita tiempo para preguntas y respuestas. Los miembros del club probablemente tendrán preguntas, así que prepárate para responderlas. Haga preguntas a aquellos que tengan preguntas para levantar su mano y llame a cada miembro individualmente. Este también es un buen momento para alentar a los miembros del club a hacer sugerencias para futuras reuniones.
Termina a tiempo. Tener una hora de finalización específica ayuda a mantener al facilitador en la pista. Si los miembros del club tienen preguntas o inquietudes adicionales, invítelos a hablar con usted después de que finalice la reunión.
