Una empresa se incorpora al presentar un documento de formación de acuerdo con la ley estatal, generalmente en la oficina de la secretaria de estado donde la empresa desea ubicarse. Este documento de formación se denomina los artículos de incorporación en la mayoría de los estados, pero también se conoce como un certificado de incorporación o carta constitutiva en ciertos estados con un historial de uso de terminología diferente. La empresa se considera incorporada a partir del momento en que la oficina estatal acepta la presentación y coloca el sello o sello del estado en el documento, otorgándole autoridad para operar en el estado. La marca del estado en los artículos de incorporación es la prueba oficial de incorporación, que indica la fecha exacta en que el estado aceptó la presentación y la corporación se convirtió en una entidad reconocida.El estado mantiene el registro de las presentaciones y proporciona copias certificadas y certificados a pedido para asegurar al público que la corporación está registrada con el estado y está en buen estado.
Recibo de presentación
Al presentar los artículos de incorporación con el estado, la empresa recibirá un recibo por correo. A menos que la empresa ordene (y pague) una copia certificada de los artículos en el momento de presentar la documentación, el recibo puede ser el único artículo devuelto por el estado para verificar que se aceptó la presentación. Este recibo de presentación debe guardarse con los registros corporativos de una empresa. En muchos casos, blandir el recibo de presentación original junto con una copia simple (no certificada) de los artículos de incorporación es una prueba de incorporación suficiente, lo que alivia la necesidad de pagar copias certificadas de los artículos cada vez que la empresa necesita proporcionar documentación oficial..
Copia de los Artículos de Incorporación
Los artículos de incorporación son un documento público. Todos los estados mantienen una base de datos de imágenes de archivos, y la mayoría de los estados hacen que esta base de datos esté disponible a través de Internet. Cualquier miembro del público puede acceder a la base de datos, y si la función está disponible, descargue una copia de los artículos de incorporación que se presentaron ante el estado (de lo contrario, una persona puede llamar a la oficina estatal para solicitar una copia).
Esta descarga tendrá la marca del estado y una portada que indicará la fecha en que se registró la empresa, pero solo será una copia. Esta versión, junto con el recibo de presentación, puede considerarse una prueba de incorporación suficiente para abrir una cuenta bancaria, pero es probable que no sea suficiente para satisfacer los requisitos de diligencia debida para una solicitud de préstamo. La mejor solución es tener al menos una copia certificada de los artículos de incorporación en el libro de registros corporativos.
La solicitud de una copia certificada se realiza fácilmente en el momento de la presentación con el pago de una tarifa adicional y da como resultado la devolución del recibo de presentación y una copia de los artículos con un sello original del estado o un sello en relieve. También puede obtener una copia certificada de los artículos en cualquier momento después de la presentación mediante una solicitud por escrito y pagando la tarifa.
Certificado de incorporación
Algunos estados (como Missouri, Nuevo México y Georgia) emiten lo que denominan un "certificado de incorporación" una vez que una empresa presenta sus artículos de incorporación. En algunos casos, se cobra una tarifa en el momento de la presentación para presentar el certificado. En estos estados, cuando se solicita una prueba de incorporación, un certificado de incorporación original es la única prueba aceptable. Si una empresa tiene una copia sellada o certificada de los artículos pero no tiene certificado, es probable que la empresa encuentre problemas. La empresa puede hacer una solicitud del estado para un certificado duplicado previo pago de una tarifa.
Certificado de buena conducta
Otra prueba de incorporación aceptable que puede tomar el lugar de una copia certificada de los artículos es un certificado de buena reputación. Este es un documento emitido por el estado que verifica que una empresa registrada con el estado en una fecha determinada está actualmente activa y actualizada en todas las presentaciones estatales requeridas. Este certificado también se coloca bajo sello. Se puede solicitar al estado en cualquier momento, generalmente mediante el pago de una tarifa.
Haciendo negocios
El estado controla la incorporación y es la única entidad que puede establecer definitivamente cuándo una corporación se registró con el estado y si actualmente está autorizada para hacer negocios. Sin embargo, no se requiere que los artículos de incorporación se actualicen con la información más reciente sobre quién está en control de la corporación y si está operando de acuerdo con el plan. A menudo, cuando se solicita un comprobante de incorporación, el significado se amplía para incluir el suministro de comprobantes de propiedad, comprobante de funcionamiento, comprobante de domicilio o comprobante de firmante autorizado.
Por lo tanto, si bien los artículos certificados o un certificado de buena reputación son técnicamente una prueba de incorporación, se le puede solicitar a una empresa que también proporcione una copia de sus estatutos, actas de reuniones de la junta directiva, una autoridad de concesión de resolución corporativa para tomar una acción específica o una factura de servicios públicos establecer una dirección u otras cosas que verifiquen su autoridad e intención de hacer negocios en el estado.
