La tecnología ha revolucionado los procesos de salida de la oficina, convirtiendo las copiadoras en impresoras de red gigantes. Al igual que cualquier conveniencia ofrece la posibilidad de un uso indebido, la producción de alta calidad de las copiadoras puede facilitar la apropiación indebida de la propiedad intelectual. Cuando considera lo que estas máquinas pueden ofrecerle a su escuela o empresa, sus aspectos positivos pueden superar sus desventajas, pero sus aspectos negativos deben pedirle que planifique cuidadosamente su implementación y uso.
Reproducción de documentos
Con excepción de las impresoras multifunción de bajo volumen, las copiadoras utilizan tóner similar a los suministros que compra para su impresora láser. Cuanto más gaste en el equipo, mejor será su resolución, hasta el equipo que produce una salida prácticamente indistinguible de los documentos originales. A todo color o solo en negro y negro: estas máquinas pueden bombear grandes volúmenes de copias en poco tiempo. La facilidad y fidelidad con que reproducen el material de origen puede generar inquietudes sobre la seguridad de la información, el robo de datos, la infracción de derechos de autor y la falsificación. En un entorno comercial, una oficina médica o legal, o cualquier escenario que involucre datos de propiedad o confidenciales, las copiadoras pueden representar una amenaza para el control de la información regulada por ley o por costumbre.
Conveniencia funcional
Las primeras copiadoras carecían de alimentadores automáticos de documentos y no podían compaginar las ejecuciones multicopia. El equipo moderno convierte el acto de duplicar un documento en un acto casual. Conectados en red a computadoras de casa u oficina, una de estas máquinas puede reemplazar varias impresoras de escritorio con tecnología que produce automáticamente copias a doble cara, clasifica y grapa documentos de varias páginas, almacena formularios que se imprimen con frecuencia para duplicación inmediata, faxes desde el escritorio o el cristal de la copiadora y correos electrónicos su salida. Esa comodidad puede acelerar y simplificar las operaciones de la oficina, pero la complejidad de los controles de la copiadora puede hacer que los usuarios elijan las opciones equivocadas, desperdiciando el papel y los suministros en una salida extraña.
Costos de operacion
Como la mayoría de las copiadoras funcionan como impresoras láser, fusionan una mezcla en polvo de plástico y agentes colorantes en la superficie de las hojas de papel. El proceso de fusión se basa en el calor, lo que provoca un apetito por la electricidad, lo que aumenta los costos de los servicios públicos de la oficina. Las copiadoras también requieren consumibles, incluido el tóner, que puede costar más que los suministros equivalentes para impresoras láser. Estos cartuchos de alto rendimiento pueden durar más que los suministros comparables de impresoras de escritorio, pero ese rendimiento conlleva un precio más alto. Especialmente en operaciones de alto volumen, las copiadoras también pueden requerir un servicio periódico para mantener su rendimiento de salida. Un contrato de servicio puede cubrir tanto los suministros como el mantenimiento, pero agrega otro costo fijo a sus resultados.
Retención de datos
Una copiadora que almacena información de documentos para su recuperación y salida instantánea, y que envía por fax y correo electrónico lo que duplica, utiliza un disco duro interno para retener los escaneos de página para la recuperación a corto o largo plazo. Ese almacenamiento de datos explica la conveniencia de las funciones de oficina, pero puede someter la información confidencial al riesgo de uso indebido accidental o deliberado. Al igual que cualquier disco duro, el mecanismo de almacenamiento en una copiadora puede revelar secretos mucho después de que borre información y documentos, y requiere el mismo tipo de disposiciones de seguridad que aplica a los discos duros de las computadoras cuando vende o retira un sistema.
