Dependiendo del tamaño del evento, la planificación de un proyecto de evento requiere una inversión de tiempo y dinero. La clave para planear con éxito un evento es tener fuertes habilidades de organización o contratar un equipo con conocimientos. Ejemplos de proyectos de eventos son talleres, debates y promociones.
Construir un equipo Cada miembro del equipo debe tener sólidas habilidades de organización y comunicación, así como estar disponible para reuniones periódicas de actualización de progreso.
Crear una lista de tareas con fechas límite. Esta lista de verificación debe incluir todas las tareas que deben realizarse para el proyecto del evento. Asigna cada tarea a un miembro del equipo. Según el tipo de evento y la complejidad, use un software de gestión de proyectos o una hoja de cálculo para mantenerse organizado. Por ejemplo, si utiliza una hoja de cálculo, puede hacer que una columna sea la tarea, la siguiente es a quién se asigna y luego la fecha límite. Deben incluirse en la lista de verificación artículos como la contratación de proveedores, el pedido de suministros específicos, la reserva de la ubicación, la reserva del vuelo del orador, la organización del catering, las iniciativas de marketing y las promociones que deben realizarse.
Monitorear el progreso. Verifique con los miembros del equipo con regularidad que están programados para completar las tareas y que está al tanto de cualquier cosa pendiente. Si utiliza un software de gestión de proyectos u hoja de cálculo, actualícelo con el progreso de cada miembro.
Preparar el presupuesto. El presupuesto debe incluir los costos anticipados y tener un margen de maniobra para gastos inesperados. Sea realista con los costos y asegúrese de que cada miembro del equipo esté al tanto de qué presupuesto debe cumplir. Si un miembro del equipo debe superar el presupuesto para un artículo de la lista, pídale que le informe con anticipación para su aprobación previa.
