Ir sin papeles es un paso importante para una empresa que quiere participar en la vida ecológica. La EPA estima que los estadounidenses usan aproximadamente 99 millones de toneladas de papel cada año y el papel representa el 34 por ciento de los residuos en este país. Si envía facturas y otras comunicaciones a sus clientes regularmente a través del correo, debe notificarles su intención de ir sin papel por adelantado.
Aclare e identifique su cronograma para ir sin papel, así como los requisitos que el cliente debe cumplir para recibir facturas en papel. Por ejemplo, en muchos casos es posible que tenga que obtener el permiso del cliente para dejar de enviar estados de cuenta impresos por correo antes de cambiarlo a la facturación electrónica.
Cambie sus términos de acuerdo según sea necesario para incluir la actualización sobre facturación sin papel. Incluya información sobre si es opcional o necesario para que los clientes sigan adelante.
Cree su mensaje de notificación junto con instrucciones claras sobre cómo el cliente puede acusar recibo de su información con respecto a la facturación sin papel. Por ejemplo, además del aviso que enumera la fecha activa para la facturación electrónica, también puede incluir un sitio web o una línea telefónica para "participar".
Incluya una notificación con respecto a su decisión de ir sin papel en la sección de mensajes de sus últimas facturas en papel al cliente. Resalte el área en un color o fuente que se destaque para llamar su atención. Asegúrese de incluir sus términos actualizados con estos correos también.
Envíe una postal de "recordatorio" por separado a los clientes que contienen el mensaje sobre su intención de dejar de enviar facturas en papel.
Envíe un correo electrónico a su lista de clientes para informarles de su decisión de facturación electrónica. En este caso, puede vincular directamente al cliente a su sitio web para realizar elecciones de suscripción si es necesario.
Consejos
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Explique algunos de los beneficios de ir sin papel en su comunicación con el cliente.
Consulte con un abogado antes de cambiar a la facturación electrónica para asegurarse de que cumple con todas las leyes estatales y federales.
