Los informes breves son una herramienta eficaz para comunicarse con un gerente general, que generalmente es un ejecutivo ocupado. Se pueden utilizar para informar sobre el progreso de un proyecto, proyecciones financieras semanales o mensuales, o informes sobre las operaciones de producción. A diferencia de los informes completos que requieren una investigación exhaustiva y detalles, los informes cortos solo requieren la información básica pero más importante. La redacción de un informe breve sigue un estilo similar de redacción del informe, excepto que el resumen, los antecedentes, el contenido, la conclusión o las recomendaciones son concisos.
Reúna los datos que sean pertinentes para el proyecto sobre el que está informando. Para ello, utilice los datos disponibles, como informes financieros, informes de viabilidad y encuestas que ya se han realizado. Use material de referencia relevante, como libros o información de terceros informados, como expertos de la industria como datos para su informe.
Escriba la fecha, el nombre del gerente general a quien está enviando el informe, su nombre, su firma y el asunto del informe en la esquina superior izquierda del documento.
Resuma brevemente el contenido del informe indicando el problema, los hallazgos, el progreso hasta el momento o una propuesta para resolver el problema. Indique de forma concisa lo que anticipa que serán los beneficios del proyecto.
Describa el fondo escribiendo un breve historial del proyecto en curso o la tarea comercial sobre la que está informando. Incluya los nombres de las personas involucradas en la tarea o proyecto, como miembros del equipo del proyecto, capacitadores o líderes de departamento. Proporcionar una explicación más detallada de lo que se trata la tarea o proyecto.
Escriba el cuerpo o contenido del informe incluyendo los hallazgos y los datos recopilados en el Paso 1. Brinde un breve análisis de los hallazgos e indique qué significan para el proyecto en general y para el negocio. Incorpore cuadros, cuestionarios, encuestas y referencias en el informe para respaldar su análisis.
Para llegar a una conclusión, indique brevemente el estado de un proyecto o tarea. Proporcione recomendaciones solo si el gerente general lo ha solicitado. Da aproximadamente dos recomendaciones breves y las más importantes que resumen todas las otras recomendaciones que de otra manera incluirías en un informe más largo.
Consejos
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Aunque es breve, el informe no debe dejar al lector con preguntas sin respuesta. Proporcionar toda la información necesaria en un lenguaje claro y preciso.
