Cómo escribir un breve informe para un negocio

Los informes financieros a los accionistas, los planes de marketing y las evaluaciones de calidad son ejemplos de informes escritos para empresas. Un informe corto es como cualquier otro informe pero con menos páginas. Debe indicar los objetivos clave del informe, resumir la información de antecedentes, revisar las alternativas y recomendar un camino a seguir. Trate el informe como un proyecto: planifíquelo y luego escríbalo con un estilo claro y simple. Corto es bueno, porque es más probable que las partes ocupadas o desinteresadas pero cruciales lo lean.

Planificación

Reúnase con los superiores para aclarar los requisitos, ya que determinarán el formato y el contenido del informe. Por ejemplo, un informe de evaluación del proyecto no se estructurará de la misma manera que un plan de marketing o un informe financiero.

Investigue el material de referencia, incluidos los documentos que se le proporcionaron cuando se le asignó la tarea de escritura y el material que recopila independientemente de Internet, la biblioteca y las reuniones y conversaciones con las partes interesadas (como gerentes de unidades de negocios, proveedores y clientes).

Prepare la plantilla del informe, incluido un resumen ejecutivo, una introducción, secciones para alternativas y soluciones propuestas, recomendaciones y una conclusión.

Contenido

Escribe la introducción. Por lo general, no más de un párrafo, la introducción debe indicar el objetivo del informe e identificar los problemas clave. Debe ser una guía para el resto del informe, pero no debe resumirla. Por ejemplo, la primera línea podría ser: "El objetivo de este informe es examinar soluciones para los problemas de calidad en curso en nuestras instalaciones de fabricación", seguido de una sinopsis de los problemas principales.

Montar el cuerpo del informe. En el ejemplo de instalación de fabricación, las secciones podrían incluir detalles técnicos, una lista de soluciones alternativas junto con un análisis de costo-beneficio para cada uno, y recomendaciones. Un plan de negocios tendría un conjunto diferente de secciones, como investigación de mercado, análisis competitivo y proyecciones financieras. Cualquiera que sea el formato, las secciones deben estar en orden lógico para que el lector no tenga que voltear hacia adelante y hacia atrás para averiguar el contenido.

Concluya el informe haciendo referencia a los objetivos del informe. Para el ejemplo de instalación de fabricación, la conclusión podría ser un plan de implementación para la solución recomendada. Para un informe financiero, la conclusión podría ser la perspectiva del negocio.

Enumere las referencias citadas en el texto identificando la publicación de la que proceden, el título, el autor y la fecha. Enumere otras fuentes relevantes en una bibliografía o sección de recursos.

Escriba el resumen ejecutivo. En aproximadamente uno o dos párrafos, resuma el informe para que un ejecutivo ocupado pueda comprender los puntos clave y repasar los detalles más adelante. Para un informe financiero, el resumen ejecutivo podría ser una tabla que muestre las tendencias de ventas y ganancias clave.

Prepare una portada con el título del informe, la fecha y los nombres y afiliaciones de los autores. Incluya una tabla de contenido para informes que tengan más de 15 páginas.

Dirija la carta de transmisión a una persona (un gerente o un funcionario de contratación), no a un departamento. Identifique las recomendaciones clave del informe, proporcione su información de contacto y enumere los archivos adjuntos.