Los propósitos principales de un recibo incluyen proporcionar información a los clientes o donantes, documentar las compras y ayudar con la contabilidad interna. Tanto las organizaciones sin fines de lucro como las sin fines de lucro tienen razones para dar recibos a los usuarios.
Información al cliente
Los recibos sirven como una herramienta de comunicación efectiva con los clientes. Primero, anotan los detalles de la compra de un cliente, incluidos productos y servicios desglosados, precios unitarios, subtotales, impuestos y totales. El recibo también indica la fecha de compra, lo cual es especialmente importante para los compradores comerciales que usan recibos para registrar transacciones. Los recibos también comunican las políticas de la compañía y ofrecen descuentos para las encuestas de seguimiento.
Contabilidad interna
Las empresas conservan copias de los recibos de la contabilidad interna. Los recibos permiten un seguimiento preciso de las ventas y los ingresos. Cuando surge una pregunta sobre los detalles de transacciones particulares, el departamento de contabilidad o contabilidad de la empresa puede hacer referencia a los recibos. Además, cuando una empresa se enfrenta a una auditoría del Servicio de Impuestos Internos en sus declaraciones de impuestos, los recibos sirven como documentación valiosa de las transacciones de ventas. Un recibo también indica los descuentos en ventas o descuentos, que se utilizan para informes contables y financieros.
Devoluciones y cambios
Las compañías que ofrecen devoluciones y políticas de intercambio a menudo requieren un recibo como parte del proceso. Cuando un cliente obtiene el tamaño incorrecto en un atuendo o una parte que no encaja, normalmente presenta el recibo al minorista para devolver el artículo. Sin un recibo, es posible que solo pueda intercambiar el artículo por un artículo de precio similar. El recibo también transmite información importante sobre la política de devolución, como cuántos días a partir de la fecha de compra que un cliente tiene para devolver los artículos.
Donaciones sin fines de lucro
El propósito de los recibos para organizaciones sin fines de lucro es muy distinto. Las personas o empresas que desean reclamar contribuciones en efectivo o donaciones a una organización sin fines de lucro 501 (c) (3) reconocida por el IRS normalmente necesitan un recibo, según el sitio web del IRS. Por ejemplo, las personas que donan artículos a Goodwill o al Ejército de Salvación necesitan un recibo para deducir el valor de sus contribuciones. Los recibos no solo ayudan a ingresar con precisión las contribuciones caritativas al presentar los impuestos, sino que también proporcionan documentación de las contribuciones durante una auditoría.
